Gruppen verwalten durch LuL

Wenn Sie die Schülergruppen beispielsweise aus einer Stundenplansoftware importieren, kann es notwendig sein, dass die Zuordnung der SuS zu den Gruppen manuell bei uns im System eingetragen werden muss.

Lehrkräfte den Gruppen zuordnen

Jede Lehrkraft kann nur Gruppen editieren, denen Sie zugeordnet ist. Zunächst müssen Sie also sicher gehen, dass diese Zuordnung korrekt hinterlegt ist. Klicken Sie dafür unter Administration -> Klassen -> Schülergruppen auf das Icon zum Bearbeiten der LuL:

Es erscheint ein Dialog. Wählen Sie die LuL aus und klicken Sie auf speichern:

Gruppenverwaltung einstellen

Um das Editieren der Gruppen zu erlauben, klicken Sie auf den Stift, um die Gruppe zu bearbeiten:

Setzen Sie nun den Haken bei „Lehrer können Schüler bearbeiten“:

Alle Gruppen freigeben

Wenn Sie alle Gruppen freigeben möchten, klicken Sie zunächst auf die Checkbox ganz oben:

Es erscheint eine graue Zeile. Klicken Sie hier auf die Checkbox auf der rechten Seite:

Import aus DaNis

Die Software „DaNis“ wird in Niedersachen zur Verwaltung der Stammdaten verwendet. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie aus diesem Programm den Export für DieSchulApp generieren können.

Bericht importieren

Für den Export der Stammdaten wird ein entsprechender Bericht gestellt. Sie können die Berichte für die Schüler- und Lehrerstammdaten unter https://derfeige.de/Berichte/berichte.html abrufen. Laden Sie die ZIP-Datei herunter und entpacken Sie diese lokal auf Ihrem Gerät. Sie finden darin folgende Dateien:

  • DieSchulApp-Schueler-df.fr3
  • DieSchulApp-Lehrer-df.fr3

Diese Berichte können Sie nun in DaNis einspielen.

Export Stammdaten

Beim Export der Schülerstammdaten wird wie unter https://derfeige.de/Berichte/DieSchulApp-df.pdf beschrieben noch einmal die Auswahl der Kurse abgefragt.

Upload in DieSchulApp

Die Dateien können Sie nun unter www.dieschulapp.de/app unter Administration -> Benutzer -> Upload hochladen, indem Sie dort „Sonstige Programme – (CSV)“ auswählen.

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Ferien und Feiertage

Die Verwaltung von Ferien und Feiertagen erfolgt über den Administrationsbereich. Dort können Sie unter dem Tab Ferien/Feiertage eine Liste aller bereits angelegten Zeiträume sehen:

Um einen neuen Zeitraum anzulegen, klicken Sie auf das blaue „+“. Nach Eingabe des Namens und der beiden Daten können Sie den Zeitraum speichern:

Ferien und das digitale Klassenbuch

Durch das Eintragen der Ferien und Feiertage, können Sie sicher gehen, dass keine fehlerhaften Unterrichte angelegt werden. Wie im Artikel zu der Unterrichtsdokumentation beschrieben, wird zu jedem Stundenplaneintrag eine Unterrichtsdokumentation erwartet. Wenn Sie nun Feiertage und Ferien eintragen, gilt diese Logik für die gewählten Zeiträume nicht. Für diese Tage wird kein Unterricht generiert und es entsteht somit auch keine „fehlende Dokumentation„.

Ferien im Kalender

Die eingetragenen Zeiträume werden für die gesamte Schulfamilie im Kalender angezeigt:

Import aus LUSD

Die Software „LUSD“ wird in Berlin und Hessen zur Verwaltung der Stammdaten verwendet. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie aus diesem Programm den Export für DieSchulApp generieren können.

Schülerdaten

Klicken Sie in der Menüleiste unter Extras auf den Punkt Abfrageassistent.

Wählen Sie nun als Datenquelle „Schüler“ aus:

Über das rote +Hinzufügen rechts unten können Sie eine neue Abfrage starten.

Geben Sie der Abfrage im Feld Bezeichnung den Namen DieSchulApp-SuS. Der Filter wird auf kein Filter gesetzt sein, da Sie die Liste aller Schüler (und keine Teilauswahl) benötigen:

Klicken Sie nun auf den Reiter „Felder“ und wählen Sie folgende Attribute über die Checkbox links an:

  • Schüler_ID (Optional)
  • Schüler_Vorname
  • Schüler_Nachname
  • Schüler_Mail (Optional)
  • Schüler_Telefonnummer (Optional)
  • Schüler_Geburtsdatum
  • Klasse
  • Schülergruppe (Optional)
  • Erzieher1_ID (Optional)
  • Erzieher1_Vorname
  • Erzieher1_Nachname
  • Erzieher1_Mail (Optional)
  • Erzieher1_Telefonnummer (Optional)
  • Erzieher2_ID (Optional)
  • Erzieher2_Vorname
  • Erzieher2_Nachname
  • Erzieher2_Mail (Optional)
  • Erzieher2_Telefonnummer (Optional)

Der Import von Elternteilen ist grundsätzlich optional. Sollten die Eltern in der CSV-Datei enthalten sein, wird der vollständige Name (Vor- und Nachname) erwartet!

Klicken Sie nun auf den Pfeil nach rechts, um diese Felder zu den „gewählten Abfragefeldern“ hinzuzufügen. Die neue Abfrage ist jetzt in der Liste der Abfragen enthalten. Wenn Sie schon vorher Abfragen definiert hatten, stehen diese ebenfalls in der Liste. Klicken Sie auf Speichern, um die Abfrage dauerhaft zu sichern. Ist die Abfrage einmal gesichert, kann sie immer wieder verwendet werden.

Sollten Sie bei Ihrer Version nicht alle Felder auswählen können, oder keine Informationen hinterlegt haben, ist dies kein Problem. Die Datei kann beim Upload noch auf die korrekten Felder angepasst werden.

Lehrerdaten

Für den Export der Lehrerdaten gehen wir analog vor. Wählen Sie hierfür zunächst als Datenquelle „Personal“ aus.

Geben Sie der Abfrage im Feld Bezeichnung den Namen DieSchulApp-Lehrkräfte. Auch hier wird kein Filter benötigt. Bei den Lehrkräften müssen wir folgende Felder auswählen:

  • Vorname
  • Nachname
  • Geburtsdatum
  • E-Mail
  • Lehrer_Kürzel

Die neue Abfrage erscheint nun im Bereich „Personal“. Speichern Sie durch Klick auf Speichern.

Upload in DieSchulApp

Diese Datei können Sie unter www.dieschulapp.de/app unter Administration -> Benutzer -> Upload hochladen, indem Sie dort „Sonstige Programme – (CSV)“ auswählen.

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Manueller Schuljahreswechsel

Am entspanntesten gelingt der Schuljahreswechsel im Allgemeinen mit dem Schuljahresassistenten. Manche Schulen präferieren jedoch, diesen manuell durchzuführen. Dafür schlagen wir folgende Vorgehensweise vor:  

Umbenennung der Klassen (Administration -> Klassen -> Klassen): 

Erstellen Sie zunächst eine Klasse, in welche Sie alle SuS der Abschlussklassen einfügen, und wählen für diese eine Klassenbezeichnung, welche an Ihrer Schule nicht existiert (z.B. in einer Grundschule eine Klasse “5”, in der alle “alten” 4ten gesammelt sind).  

Dies geht relativ schnell, indem man bei der neu erstellten Klasse auf “Schüler bearbeiten” geht, in der Suche die die Schule verlassende Klassenstufe eingibt und nun alle auswählt. In unserem o.g. Beispiel sähe das so aus: 

Löschen Sie die (nun leeren) Abschlussklassen:

Setzen Sie die restlichen Klassen in absteigender Reihenfolge jeweils eine Stufe nach oben. 

Einspielen der neuen SuS (Administration -> Benutzer -> Upload):  

Exportieren Sie aus der Stammdatenverwaltung diejenigen SuS, die neu an die Schule kommen als CSV-Datei und laden Sie diese anschließend in DieSchulApp.

Löschen der abgehenden SuS aus dem System (Administration -> Benutzer -> Übersicht)

Filtern Sie unter Klassen/Gruppen nach der in (1.a.) erstellte Klasse mit den abgehenden SuS. Wählen Sie die Rollen “Schüler” und “Eltern” aus.

Markieren Sie zunächst alle und wählen dann diejenigen Eltern manuell ab, die noch verbleibende Kinder an der Schule haben. Löschen Sie die markierten SuS und Eltern aus dem System.

Nun können Sie die neuen NutzerInnen wie gehabt freischalten, die Zuordnung der LuL zu den Klassen prüfen und schon kann das neue Schuljahr beginnen!

Anträge

Beurlaubungsanträge

Um einen Antrag bei der Schule einzureichen klicken Sie als Elternteil auf das Modul Anträge und erstellen über das Plus eine neuen Antrag für eine Beurlaubung:

Dieser kann jetzt für die Administratoren unter Verwaltung -> Anträge -> Offene Anträge eingesehen werden:

Sie können dieses ablehnen oder annehmen und eine entsprechende Begründung hinterlegen. Nach Bearbeitung rutscht der Antrag nun unter Geschlossene Anträge:

Beachten Sie hierbei: Bearbeitete Anträge können nicht mehr gelöscht werden! Dies gilt für die Antragssteller, als auch für die Administratoren, die den Antrag bearbeiten.

Für die Eltern ändert sich der Status nach der Bearbeitung von In Bearbeitung zu Akzeptiert bzw. Abgelehnt.

Unter Verwaltung -> Krankmeldungen wird die Beurlaubung entsprechend hinterlegt, sodass keine weitere Klärung der Absenz notwendig ist.

Analog finden die Lehrkräfte diese Information natürlich auch im Digitalen Klassenbuch:

Anträge für Reparatur/Fortbildung

Als Lehrkraft kann ich in dem Modul analog Anträge für eine Fortbildung oder Reparatur einreichen. Bei einem Reparaturantrag unterscheidet sich das Dialogfeld nur dadurch, dass ein Raum mit angegeben werden kann:

Diese können vom Administrator dann auf die bei den Beurlaubungsanträgen beschriebene Weise bearbeitet werden.

Import aus ASV-BaWü und Edoo.sys

Für den Export der Schüler-/ und Elterndaten wird in der ASV-BaWü und Edoo.sys eine CSV-Datei erstellt. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie die für die Einrichtung von DieSchulApp relevanten Informationen aus dem System exportieren können.

Schülerdaten

Im ersten Schritt klicken Sie auf Datei -> Verwaltung -> Exportformatbibliothek:

Es öffnet sich nun folgende Ansicht:

Hier können Sie nun ein neues Exportformat erstellen. Klicken Sie dafür auf das Icon links oben:

Hier können Sie jetzt die für den Export relevanten Felder auswählen. Klicken Sie dafür jeweils auf das kleine Ausrufezeichen.

Für den Export in DieSchulApp benötigen Sie folgenden Felder:

  • Rufname
  • Familienname
  • Schüler/in E-Mail privat (Optional)
  • Telefonnummer privat (Optional)
  • Geburtsdatum
  • Klasse
  • Klassengruppe / besuchter Unterricht des Schülers/der Schülerin mit Bezeichnung, Fach, Lehrer (je nach Version) -> Hier finden Sie eine Anleitung zur korrekten Verwaltung der Schülergruppen, falls Sie diese noch nicht angelegt haben (Optional)
  • Erziehungsberechtigte/r Vornamen
  • Erziehungsberechtigte/r Name
  • Erziehungsberechtigte/r E-Mail privat (Optional)
  • Erziehungsberechtigte/r Telefonnummer privat (Optional)
  • Weitere/r Erziehungsberechtigte/r Vornamen
  • Weitere/r Erziehungsberechtigte/r Name
  • Weitere/r Erziehungsberechtigte/r E-Mail privat (Optional)
  • Weitere/r Erziehungsberechtigte/r Telefonnummer privat (Optional)

Der Import von Elternteilen ist grundsätzlich optional. Sollten die Eltern in der CSV-Datei enthalten sein, wird der vollständige Name (Vor- und Nachname) erwartet!

Sie können die Felder in der Übersicht noch einmal überprüfen:

Unter den Formateinstellungen wählen Sie nun folgende Einstellungen aus:

Jetzt können Sie den Export auch schon starten. Überprüfen Sie die CSV-Datei danach am besten kurz auf Vollständigkeit und löschen Sie die Spaltenbenennung/Kopfzeilen.Sollten Sie bei Ihrer Version nicht alle Felder auswählen können, oder keine Informationen hinterlegt haben, ist dies kein Problem. Die Datei kann beim Upload noch auf die korrekten Felder angepasst werden.

Lehrerdaten

Wählen Sie nun den Export des Datenbereich „Lehrer“ sowie folgende Felder aus:

  • Vorname (Lehrer)
  • Nachname (Lehrer)
  • Geburtsdatum (Lehrer)
  • E-Mail (Lehrer)
  • Namenskürzel (Lehrer)

Upload in DieSchulApp

Die Dateien können Sie unter www.dieschulapp.de/app unter Administration -> Benutzer -> Upload hochladen, in dem Sie dort den Datei-Typ „ASV-BW – (CSV)“ auswählen. Für die Lehrerliste müssen Sie gegebenenfalls etwas nach unten scrollen.

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Unterschied zwischen Klasse und einer Schülergruppe

Schüler können in DieSchulApp einer Klasse, aber mehreren Schülergruppen zugewiesen werden. Wenn Sie einen Schüler in eine andere Klasse verschieben, wird er automatisch aus seiner alte Klasse entfernt. Wenn Sie den Schüler in eine Schülergruppe verschieben, bleibt der Schüler sowohl seiner Klasse, als auch den weiteren ihm bereits zugeordneten Schülergruppen erhalten.

Weiterlesen „Unterschied zwischen Klasse und einer Schülergruppe“

Import aus Schild / SchildNRW

Die Software „Schild“ bzw. SchildNRW wird insbesondere in Schulen in Nordrhein-Westfalen eingesetzt. Für den Export der Schüler wird eine CSV-Datei erstellt.

Schülerdaten

  • Gehen Sie dazu im Menü „Datenaustausch“ auf „Export in Text-Dateien“. Dort wählen Sie den Punkt „Exportieren“.
  • Wählen Sie als Datenart „Schüler“
  • Als Exportoptionen wählen Sie folgende Einstellungen und wählen Sie, dass die Kopfzeile mit ausgegeben wird:
Exportoptionen in Schild

Wählen Sie anschließend folgende Elemente aus:

  • Interne ID-Nummer (optional)
  • Vorname (Schüler)
  • Nachname (Schüler)
  • Email (Schüler) / Email (privat) (optional)
  • Telefonnummer (Schüler) (optional)
  • Geburtsdatum
  • Klasse
  • Erzieher 1: Vorname
  • Erzieher 1: Nachname
  • Erzieher 1: E-Mail (optional)
  • Erzieher 2: Vorname (optional)
  • Erzieher 2: Nachname (optional)
  • Erzieher 2: E-Mail (optional)

Sollten Sie zu einem der Felder keine Informationen Der Import von Elternteilen ist grundsätzlich optional. Sollten die Eltern in der CSV-Datei enthalten sein, wird der vollständige Name (Vor- und Nachname) erwartet!

Optional können Sie auch die Kurse aus SchildNRW exportieren. Wählen Sie dafür unter dem Reiter Zeugnisdaten das Feld Kurs für den Export aus:

Wählen Sie nun eine Ausgabedatei aus und starten Sie den Export. Die Kurse werden beim Export in die .csv-Datei eingefügt und beim Upload automatisch in das korrekte Feld verschoben.

Sollten Sie bei Ihrer Version nicht alle Felder auswählen können, oder keine Informationen hinterlegt haben, ist dies kein Problem. Die Datei kann beim Upload noch auf die korrekten Felder angepasst werden.

Lehrerdaten

Wählen Sie nun den Export der Datenart „Lehrer“ sowie folgende Felder aus:

  • Vorname (Lehrer)
  • Nachname (Lehrer)
  • Geburtsdatum (Lehrer)
  • E-Mail (Lehrer)
  • Kürzel (Lehrer)

Als Exportoptionen wählen Sie wieder folgende Einstellungen und wählen Sie, dass die Kopfzeile mit ausgegeben wird:

Dieses Bild hat ein leeres Alt-Attribut. Der Dateiname ist exportoptionen-schild-schueler-export.png

Import in DieSchulApp

Diese Datei können Sie unter www.dieschulapp.de/app unter Administration -> Benutzer -> Upload hochladen, indem Sie dort „SchildNRW“ auswählen.

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Import aus Schulkartei

  • Die Software „Schullkartei“ wird insbesondere in Schulen in Baden-Württemberg eingesetzt. Für den Export der Schüler wird eine CSV-Datei benötigt.
  • Erstellen Sie die Datei im Menü unter „Weiteres“ -> „Daten exportieren“ -> „Text-Format (CSV)“.

Schülerdaten

Wählen Sie dort den Export von „Schülerdaten“ sowie folgende Felder aus:

  • VORNAME_S
  • ZUNAME_S
  • EMAIL_S (Optional)
  • Telefonnummer_S (Optional)
  • GEB_DATUM
  • KLASSE
  • ZUSATZ10 (falls Sie in einem Feld die zugeordneten Kurse z.B. für Sport, Ethik etc. angelegt haben, können Sie dieses verwenden; alternativ wird mit ZUSATZ10 in der Regel ein leeres Feld eingetragen) (Optional)
  • VORNAME_E1
  • ZUNAME_E1
  • EMAIL_E1 (Optional)
  • Telefonnummer_E1 (Optional)
  • VORNAME_E2
  • ZUNAME_E2
  • EMAIL_E2 (Optional)
  • Telefonnummer_E2 (Optional)

Der Import von Elternteilen ist grundsätzlich optional. Sollten die Eltern in der CSV-Datei enthalten sein, wird der vollständige Name (Vor- und Nachname) erwartet!

Felder-Auswahl in der Schulkartei

Mit Klick auf „Datei exportieren“ erhalten Sie eine CSV-Datei. Sie können die Formatierung der Datei mit einem Editor wie Notepad überprüfen.Sollten Sie bei Ihrer Version nicht alle Felder auswählen können, oder keine Informationen hinterlegt haben, ist dies kein Problem. Die Datei kann beim Upload noch auf die korrekten Felder angepasst werden.

Lehrerdaten

Wählen Sie nun den Export von „Lehrerdaten“ sowie folgende Felder aus:

  • VORNAME_L
  • ZUNAME_L
  • GEB_DATUM_L
  • EMAIL_L
  • KÜRZEL_L

Mit Klick auf „Datei exportieren“ erhalten Sie eine CSV-Datei. Sie können die Formatierung der Datei mit einem Editor wie Notepad überprüfen.

Upload in DieSchulApp

Die Dateien können Sie unter www.dieschulapp.de/app unter Administration -> Benutzer -> Upload hochladen, in dem Sie dort den Datei-Typ „Schulkartei – (CSV)“ auswählen. Für die Lehrerliste müssen Sie gegebenenfalls etwas nach unten scrollen.

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