Import aus SiBank

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie aus SiBank einen Export der Stammdaten generieren können. 

Schülerdaten

Klicken Sie zunächst auf den Menüpunkt „Listengenerator“ -> „Neu“ um eine neue Liste zu erstellen. Es öffnet sich ein Bearbeitungsfenster, dort kann auch der Name der neu erstellten Liste eingegeben werden. 

Im Tab Felder können im nächsten Schritt die Spalten bearbeitet / ausgewählt werden. Die benötigten Felder können in der Liste „Mögliche Felder“ auf der linken Seite ausgewählt und mit  „>“ hinzugefügt werden. Felder, die unter „Ausgewählte Felder nicht benötigt werden können über „<“ abgewählt werden.

Die Felder müssen in folgender Reihenfolge ausgewählt werden:

  • Rufname oder Vorname 
  • Familienname 
  • E-Mail 
  • Telefonnummer
  • Geburtsdatum 
  • Klasse 
  • Schülergruppe
  • EZ Vorname 
  • EZ Nachname 
  • EZ E-Mail 
  • EZ Vorwahl/Telefonnummer
  • EZ2 Vorname 
  • EZ2 Nachname
  • EZ2 E-Mail 
  • EZ2 Vorwahl/ Telefonnummer 

In der Tabelle „Spalten-Überschriften“ kann über die Eingabe der Nr. die Reihenfolge der Spalten nachträglich verändert werden. 

Hinweis: Es sollten keine Spalten über das Feld  <leer> hinzufügen; diese Spalten werden nicht in die Exportdatei übernommen. 

Jetzt können Sie die Liste speichern. Anschließend kann die Liste im Listengenerator ausgewählt und über „Daten-Export“ exportiert werden. 

Achten Sie bei der Auswahl darauf, dass „aktive“ und alle Klassen wählen. Wählen Sie nun den Speicherort und als Dateiformat „CSV-Datei“ und klicken Sie auf „speichern“.

Im Dialogfenster zu den „Text Optionen“ Haken bei UTF-8 setzen und Feld-Trennzeichen Semikolon (;) auswählen. Texttrennzeichen mit doppelte Anführungszeichen lassen. 

Mit „Ok“ wird die Datei gespeichert. 

Upload in DieSchulApp

Die Dateien können Sie unter www.dieschulapp.de/app unter Administration -> Benutzer -> Upload hochladen, in dem Sie dort den Datei-Typ „ASV-BW – (CSV)“ auswählen. Für die Lehrerliste müssen Sie gegebenenfalls etwas nach unten scrollen.

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Gruppen verwalten durch LuL

Wenn Sie die Schülergruppen beispielsweise aus einer Stundenplansoftware importieren, kann es notwendig sein, dass die Zuordnung der SuS zu den Gruppen manuell bei uns im System eingetragen werden muss.

Lehrkräfte den Gruppen zuordnen

Jede Lehrkraft kann nur Gruppen editieren, denen Sie zugeordnet ist. Zunächst müssen Sie also sicher gehen, dass diese Zuordnung korrekt hinterlegt ist. Klicken Sie dafür unter Administration -> Klassen -> Schülergruppen auf das Icon zum Bearbeiten der LuL:

Es erscheint ein Dialog. Wählen Sie die LuL aus und klicken Sie auf speichern:

Gruppenverwaltung einstellen

Um das Editieren der Gruppen zu erlauben, klicken Sie auf den Stift, um die Gruppe zu bearbeiten:

Setzen Sie nun den Haken bei „Lehrer können Schüler bearbeiten“:

Alle Gruppen freigeben

Wenn Sie alle Gruppen freigeben möchten, klicken Sie zunächst auf die Checkbox ganz oben:

Es erscheint eine graue Zeile. Klicken Sie hier auf die Checkbox auf der rechten Seite:

Bearbeiten der Schülergruppen

Im Digitalen Klassenbuch können die LuL dann die Gruppe auswählen und über den Menüpunkt „Schüler bearbeiten“ die Gruppe anpassen:

Import aus DaNis

Die Software „DaNis“ wird in Niedersachen zur Verwaltung der Stammdaten verwendet. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie aus diesem Programm den Export für DieSchulApp generieren können.

Bericht importieren

Für den Export der Stammdaten wird ein entsprechender Bericht gestellt. Sie können die Berichte für die Schüler- und Lehrerstammdaten unter https://derfeige.de/Berichte/berichte.html abrufen. Laden Sie die ZIP-Datei herunter und entpacken Sie diese lokal auf Ihrem Gerät. Sie finden darin folgende Dateien:

  • DieSchulApp-Schueler-df.fr3
  • DieSchulApp-Lehrer-df.fr3

Diese Berichte können Sie nun in DaNis einspielen. Hier finden Sie eine Anleitung für den Import der Berichte in DaNis als PDF Dokument, unter diesem Link können Sie sich ein Video ansehen.

Grundsätzlich müssen Sie unter Extras -> Optionen den Ordner angeben („Verzeichnis für eigene Berichte“), in dem die entpackten Berichte gefunden werden können.

Danach müssen Sie die Berichte im Berichte Fenster importieren / aktualisieren.

Export Stammdaten

Der Export der Schülerstammdaten wird wie unter https://derfeige.de/Berichte/DieSchulApp-df.pdf beschrieben vorgenommen.

Zuerst Klicken Sie dafür auf Bericht -> Berichte -> Eigene Berichte:

Danach wählen Sie das aktuelle Schuljahr und „Alle Gruppen“ aus und bestätigen die Auswahl mit „OK“:

Im nächsten Schritt können Sie noch die Kurse auswählen, falls Sie diese in DaNis führen:

Danach müssen Sie bei folgendem Dialog einfach auf „weiter“ klicken:

Danach wird in einem Vorschaubildschirm angezeigt, wie die exportierte Datei aussehen wird. Klicken Sie dort links oben auf die Diskette und dann auf „CSV-Datei“:

Speichern Sie die Datei anschließend im UTF-8 Format in einem geeigneten Ordner.

Upload in DieSchulApp

Die Dateien können Sie nun unter www.dieschulapp.de/app unter Administration -> Benutzer -> Upload hochladen, indem Sie dort „Sonstige Programme – (CSV)“ auswählen.

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Ferien und Feiertage

Die Verwaltung von Ferien und Feiertagen erfolgt über den Administrationsbereich. Dort können Sie unter dem Tab Ferien/Feiertage eine Liste aller bereits angelegten Zeiträume sehen:

Um einen neuen Zeitraum anzulegen, klicken Sie auf das blaue „+“. Nach Eingabe des Namens und der beiden Daten können Sie den Zeitraum speichern:

Ferien und das digitale Klassenbuch

Durch das Eintragen der Ferien und Feiertage, können Sie sicher gehen, dass keine fehlerhaften Unterrichte angelegt werden. Wie im Artikel zu der Unterrichtsdokumentation beschrieben, wird zu jedem Stundenplaneintrag eine Unterrichtsdokumentation erwartet. Wenn Sie nun Feiertage und Ferien eintragen, gilt diese Logik für die gewählten Zeiträume nicht. Für diese Tage wird kein Unterricht generiert und es entsteht somit auch keine „fehlende Dokumentation„.

Ferien im Kalender

Die eingetragenen Zeiträume werden für die gesamte Schulfamilie im Kalender angezeigt:

Import aus LUSD

Die Software „LUSD“ wird in Berlin und Hessen zur Verwaltung der Stammdaten verwendet. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie aus diesem Programm den Export für DieSchulApp generieren können.

Schülerdaten

Klicken Sie in der Menüleiste unter Extras auf den Punkt Abfrageassistent.

Wählen Sie nun als Datenquelle „Schüler“ aus:

Über das rote +Hinzufügen rechts unten können Sie eine neue Abfrage starten.

Geben Sie der Abfrage im Feld Bezeichnung den Namen DieSchulApp-SuS. Der Filter wird auf kein Filter gesetzt sein, da Sie die Liste aller Schüler (und keine Teilauswahl) benötigen:

Klicken Sie nun auf den Reiter „Felder“ und wählen Sie folgende Attribute über die Checkbox links an:

  • Schüler_Vorname
  • Schüler_Nachname
  • Schüler_Mail (Optional)
  • Schüler_Telefonnummer (Optional)
  • Schüler_Geburtsdatum
  • Klasse / Klassen_Klassenbezeichnung
  • Schülergruppe (Optional)
  • Ansprechpartner_1_Vorname
  • Ansprechpartner_1_Nachname
  • Ansprechpartner_1_Email
  • Ansprechpartner_1_Telefon
  • Ansprechpartner_2_Vorname
  • Ansprechpartner_2_Nachname
  • Ansprechpartner_2_Email
  • Ansprechpartner_2_Telefon

Der Import von Elternteilen ist grundsätzlich optional. Sollten die Eltern in der CSV-Datei enthalten sein, wird der vollständige Name (Vor- und Nachname) erwartet!

Klicken Sie nun auf den Pfeil nach rechts, um diese Felder zu den „gewählten Abfragefeldern“ hinzuzufügen. Die neue Abfrage ist jetzt in der Liste der Abfragen enthalten. Wenn Sie schon vorher Abfragen definiert hatten, stehen diese ebenfalls in der Liste. Klicken Sie auf Speichern, um die Abfrage dauerhaft zu sichern. Ist die Abfrage einmal gesichert, kann sie immer wieder verwendet werden.

Klicken Sie nun auf die kleine orangene Lupe um die Schüler auszuwählen. Klicken Sie dann auf den kleinen Filter, um nach den eingegebenen Kriterien zu filtern (alle SuS).

Anschließend können Sie über den Button „Excel“ eine Excel-Datei generieren. Speichern Sie diese Excel-Datei als CSV (UTF-8) Datei ab.

Sollten Sie bei Ihrer Version nicht alle Felder auswählen können, oder keine Informationen hinterlegt haben, ist dies kein Problem. Die Datei kann beim Upload noch auf die korrekten Felder angepasst werden.

Lehrerdaten

Für den Export der Lehrerdaten gehen wir analog vor. Wählen Sie hierfür zunächst als Datenquelle „Personal“ aus.

Geben Sie der Abfrage im Feld Bezeichnung den Namen DieSchulApp-Lehrkräfte. Auch hier wird kein Filter benötigt. Bei den Lehrkräften müssen wir folgende Felder auswählen:

  • Vorname
  • Nachname
  • Geburtsdatum
  • E-Mail
  • Lehrer_Kürzel

Die neue Abfrage erscheint nun im Bereich „Personal“. Speichern Sie durch Klick auf Speichern.

Upload in DieSchulApp

Diese Datei können Sie unter www.dieschulapp.de/app unter Administration -> Benutzer -> Upload hochladen, indem Sie dort „Sonstige Programme – (CSV)“ auswählen.

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Manueller Schuljahreswechsel

Am entspanntesten gelingt der Schuljahreswechsel im Allgemeinen mit dem Schuljahresassistenten. Manche Schulen präferieren jedoch, diesen manuell durchzuführen. Dafür schlagen wir folgende Vorgehensweise vor:  

Umbenennung der Klassen (Administration -> Klassen -> Klassen): 

Erstellen Sie zunächst eine Klasse, in welche Sie alle SuS der Abschlussklassen einfügen, und wählen für diese eine Klassenbezeichnung, welche an Ihrer Schule nicht existiert (z.B. in einer Grundschule eine Klasse “5”, in der alle “alten” 4ten gesammelt sind).  

Dies geht relativ schnell, indem man bei der neu erstellten Klasse auf “Schüler bearbeiten” geht, in der Suche die die Schule verlassende Klassenstufe eingibt und nun alle auswählt. In unserem o.g. Beispiel sähe das so aus: 

Löschen Sie die (nun leeren) Abschlussklassen:

Setzen Sie die restlichen Klassen in absteigender Reihenfolge jeweils eine Stufe nach oben. 

Einspielen der neuen SuS (Administration -> Benutzer -> Upload):  

Exportieren Sie aus der Stammdatenverwaltung diejenigen SuS, die neu an die Schule kommen als CSV-Datei und laden Sie diese anschließend in DieSchulApp.

Löschen der abgehenden SuS aus dem System (Administration -> Benutzer -> Übersicht): 

Filtern Sie unter Klassen/Gruppen nach der in (1.a.) erstellte Klasse mit den abgehenden SuS. Wählen Sie die Rollen “Schüler” und “Eltern” aus.

Markieren Sie zunächst alle und wählen dann diejenigen Eltern manuell ab, die noch verbleibende Kinder an der Schule haben. Löschen Sie die markierten SuS und Eltern aus dem System.

Nun können Sie die neuen NutzerInnen wie gehabt freischalten, die Zuordnung der LuL zu den Klassen prüfen und schon kann das neue Schuljahr beginnen!

Anträge

Beurlaubungsanträge

Um einen Antrag bei der Schule einzureichen klicken Sie als Elternteil auf das Modul Anträge und erstellen über das Plus eine neuen Antrag für eine Beurlaubung:

Dieser kann jetzt für die Administratoren bzw. Klassenleitungen (je nach Einstellung) unter Verwaltung -> Anträge -> Offene Anträge eingesehen werden:

Sie können dieses ablehnen oder annehmen und eine entsprechende Begründung hinterlegen. Die Begründung ist für die Eltern sichtbar und unterstützt Sie bei einer transparenten Kommunikation. Nach der Bearbeitung findet sich der Antrag unter Geschlossene Anträge:

Beachten Sie hierbei: Bearbeitete Anträge können nicht mehr gelöscht werden! Dies gilt für die Antragssteller, als auch für die Administratoren, die den Antrag bearbeiten.

Für die Eltern ändert sich der Status nach der Bearbeitung von In Bearbeitung zu Akzeptiert bzw. Abgelehnt.

Bearbeitung der Anträge durch die Klassenleitung

Beurlaubungsanträge können auch durch die Klassenleitungen bearbeitet werden. Unter Administration -> Schule -> Einstellungen können Sie diese Variante einstellen. Der Prozess ist dabei genau wie im vorherigen Abschnitt beschrieben. Sollte eine Beurlaubung über die Befugnisse der Klassenleitung hinausgehen, kann sich diese an die Schulleitung wenden. Die Schulleitung sieht die Anträge ebenfalls in der Liste und kann diese dann bearbeiten. Als Klassenleitung habe ich auch Einblick in Anträge, die von der Schulleitung für meine Klasse bearbeitet wurden.

Beurlaubungen in anderen Modulen

Unter Verwaltung -> Krankmeldungen werden die Beurlaubung ebenfalls angezeigt und können dort weiter bearbeitet werden.

Analog finden die Lehrkräfte diese Information natürlich auch im Digitalen Klassenbuch:

Anträge für Reparatur/Fortbildung

Als Lehrkraft kann ich in dem Modul analog Anträge für eine Fortbildung oder Reparatur einreichen. Bei einem Reparaturantrag unterscheidet sich das Dialogfeld nur dadurch, dass ein Raum mit angegeben werden kann:

Diese können vom Administrator dann auf die bei den Beurlaubungsanträgen beschriebene Weise bearbeitet werden.

Import aus ASV-BaWü und Edoo.sys

Für den Export der Schüler-/ und Elterndaten wird in der ASV-BaWü und Edoo.sys eine CSV-Datei erstellt. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie die für die Einrichtung von DieSchulApp relevanten Informationen aus dem System exportieren können.

Schülerdaten

Im ersten Schritt klicken Sie auf Datei -> Verwaltung -> Exportformatbibliothek:

Es öffnet sich nun folgende Ansicht:

Exportformat definieren

Sollten Sie schon einmal einen Export für DieSchulApp gemacht haben, können Sie einfach die vorhandene Vorlage laden. Die Vorlagen finden Sie rechts in der Liste unter Name:


Alternativ können Sie ein vorhandenes Exportformat importieren. Folgen Sie dafür folgenden Schritten:

  • Auf Modulbezogene Funktionen -> Export/ Import -> Exportformat importieren.
  • Die gespeicherte .exf-Datei auswählen. Diese Datei bekommen Sie von unserem Support bereitgestellt.
  • Die Felder sind bereits ausgewählt und können noch einmal überprüft werden.

Wenn Sie eine dieser beiden Methoden verwenden, können Sie direkt unten zum Punkt „Export starten“ springen.

Alternativ können Sie auch manuell ein Exportformat erstellen. Wenn Sie ein eigenes Format erstellen möchten, klicken Sie dafür auf das Icon links oben:

Hier können Sie jetzt die für den Export relevanten Felder auswählen. Klicken Sie dafür jeweils auf das kleine Ausrufezeichen.

Für den Export in DieSchulApp benötigen Sie folgenden Felder:

  • Rufname
  • Familienname
  • Schüler/in E-Mail privat
  • Schüler/in Telefon privat
  • Geburtsdatum
  • Klasse
  • Klassengruppe -> Hier finden Sie eine Anleitung zur korrekten Verwaltung der Schülergruppen, falls Sie diese noch nicht angelegt haben (Optional)
  • Erziehungsberechtigte/r Vornamen
  • Erziehungsberechtigte/r Name
  • Erziehungsberechtigte/r E-Mail privat
  • Erziehungsberechtigte/r Telefon privat
  • Weitere/r Erziehungsberechtigte/r Vornamen
  • Weitere/r Erziehungsberechtigte/r Name
  • Weitere/r Erziehungsberechtigte/r E-Mail privat
  • Weitere/r Erziehungsberechtigte/r Telefon privat

Wählen Sie für den Export unbedingt alle Felder in der genannten Reihenfolge aus. Sollten Sie bei einem Feld keine Informationen hinterlegt haben, ist dies kein Problem. Die Felder bleiben dann einfach leer und werden beim Import automatisch übersprungen.

Der Import von Elternteilen ist grundsätzlich optional. Sollten die Eltern in der CSV-Datei enthalten sein, wird der vollständige Name (Vor- und Nachname) erwartet!

Sie können die Felder in der Übersicht noch einmal überprüfen:

Export starten

Unter den Formateinstellungen wählen Sie nun folgende Einstellungen aus:

Jetzt können Sie den Export auch schon starten.Sollten Sie bei Ihrer Version nicht alle Felder auswählen können, oder keine Informationen hinterlegt haben, ist dies kein Problem. Die Datei kann beim Upload noch auf die korrekten Felder angepasst werden.

Klicken Sie jetzt auf „Datensätze für den Export auswählen“ und selektieren Sie alle gewünschten Klassen. Wählen Sie danach einen Zielordner aus und starten Sie den Export.

Lehrerdaten

Wählen Sie nun den Export des Datenbereich „Lehrkräfte“ sowie folgende Felder aus:

  • Vorname (Lehrer)
  • Nachname /Familienname (Lehrer)
  • Geburtsdatum (Lehrer)
  • E-Mail (Lehrer)
  • Namenskürzel (Lehrer)

Upload in DieSchulApp

Die Dateien können Sie unter www.dieschulapp.de/app unter Administration -> Benutzer -> Upload hochladen, in dem Sie dort den Datei-Typ „ASV-BW – (CSV)“ auswählen. Für die Lehrerliste müssen Sie gegebenenfalls etwas nach unten scrollen.

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Unterschied zwischen Klasse und einer Schülergruppe

Schüler können in DieSchulApp einer Klasse, aber mehreren Schülergruppen zugewiesen werden. Wenn Sie einen Schüler in eine andere Klasse verschieben, wird er automatisch aus seiner alte Klasse entfernt. Wenn Sie den Schüler in eine Schülergruppe verschieben, bleibt der Schüler sowohl seiner Klasse, als auch den weiteren ihm bereits zugeordneten Schülergruppen erhalten.

„Unterschied zwischen Klasse und einer Schülergruppe“ weiterlesen →

Import aus Schild / SchildNRW

Die Software „Schild“ bzw. SchildNRW wird insbesondere in Schulen in Nordrhein-Westfalen eingesetzt. Für den Export der Schüler wird eine CSV/txt.-Datei erstellt.

Schülerdaten

  • Gehen Sie dazu im Menü „Datenaustausch“ auf „Export in Text/Excel-Dateien“. Dort wählen Sie den Punkt „Exportieren“.
  • Wählen Sie als Datenart „Schüler“
  • Als Exportoptionen wählen Sie folgende Einstellungen und wählen Sie, dass die Kopfzeile mit ausgegeben wird:
Exportoptionen in Schild

Wählen Sie anschließend folgende Elemente aus:

  • Interne ID-Nummer
  • Vorname (Schüler)
  • Nachname (Schüler)
  • Email (schulisch) oder Email (privat)
  • Telefonnummer (Schüler)
  • Geburtsdatum
  • Klasse
  • Erzieher 1: Vorname
  • Erzieher 1: Nachname
  • Erzieher 1: E-Mail
  • Erzieher 2: Vorname
  • Erzieher 2: Nachname
  • Erzieher 2: E-Mail

Für den Import in DieSchulApp ist es notwendig, dass Sie alle Felder in genau dieser Reihenfolge auswählen. Sollten Sie zu einem der Elemente keine Informationen in SchildNRW hinterlegt haben, wählen Sie das Element trotzdem aus.

Der Import von Elternteilen ist grundsätzlich optional. Sollten die Eltern in der CSV-Datei enthalten sein, wird der vollständige Name (Vor- und Nachname) erwartet!

Import der Kursdaten

Optional können Sie auch die Kurse aus SchildNRW exportieren. Wählen Sie dafür unter dem Reiter Zeugnisdaten das Feld Kurs für den Export aus:

Wählen Sie nun eine Ausgabedatei aus und starten Sie den Export. Die Kurse werden beim Export in die .csv-Datei eingefügt und beim Upload automatisch in das korrekte Feld verschoben.

Im Anschluss sollten Sie die ausgewählten Optionen noch „Als Vorlage speichern“. Diese Vorlage können Sie dann beim nächsten mal direkt auswählen.

Lehrerdaten

Wählen Sie nun den Export der Datenart „Lehrer“ sowie folgende Felder aus:

  • Vorname (Lehrer)
  • Nachname (Lehrer)
  • Geburtsdatum (Lehrer)
  • E-Mail (Lehrer)
  • Kürzel (Lehrer)

Als Exportoptionen wählen Sie wieder folgende Einstellungen und wählen Sie, dass die Kopfzeile mit ausgegeben wird:

Dieses Bild hat ein leeres Alt-Attribut. Der Dateiname ist exportoptionen-schild-schueler-export.png

Import in DieSchulApp

Diese Datei können Sie unter www.dieschulapp.de/app unter Administration -> Benutzer -> Upload hochladen, indem Sie dort „SchildNRW“ auswählen.

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