Import aus Schulkartei

  • Die Software „Schullkartei“ wird insbesondere in Schulen in Baden-Württemberg eingesetzt. Für den Export der Schüler wird eine CSV-Datei benötigt.
  • Erstellen Sie die Datei im Menü unter „Weiteres“ -> „Daten exportieren“ -> „Text-Format (CSV)“.

Schülerdaten

Wählen Sie dort den Export von „Schülerdaten“ sowie folgende Felder aus:

  • VORNAME_S
  • ZUNAME_S
  • EMAIL_S
  • Telefonnummer_S
  • GEB_DATUM
  • KLASSE
  • ZUSATZ10 (falls Sie in einem Feld die zugeordneten Kurse z.B. für Sport, Ethik etc. angelegt haben, können Sie dieses verwenden; alternativ wird mit ZUSATZ10 in der Regel ein leeres Feld eingetragen)
  • VORNAME_E1
  • ZUNAME_E1
  • EMAIL_E1
  • Telefonnummer_E1
  • VORNAME_E2
  • ZUNAME_E2
  • EMAIL_E2
  • Telefonnummer_E2

Wählen Sie für den Export unbedingt alle Felder in der genannten Reihenfolge aus. Sollten Sie bei einem Feld keine Informationen hinterlegt haben, ist dies kein Problem. Die Felder bleiben dann einfach leer und werden beim Import automatisch übersprungen.

Der Import von Elternteilen ist grundsätzlich optional. Sollten die Eltern in der CSV-Datei enthalten sein, wird der vollständige Name (Vor- und Nachname) erwartet!

Felder-Auswahl in der Schulkartei

Mit Klick auf „Datei exportieren“ erhalten Sie eine CSV-Datei. Sie können die Formatierung der Datei mit einem Editor wie Notepad überprüfen.Sollten Sie bei Ihrer Version nicht alle Felder auswählen können, oder keine Informationen hinterlegt haben, ist dies kein Problem. Die Datei kann beim Upload noch auf die korrekten Felder angepasst werden.

Lehrerdaten

Wählen Sie nun den Export von „Lehrerdaten“ sowie folgende Felder aus:

  • VORNAME_L
  • ZUNAME_L
  • GEB_DATUM_L
  • EMAIL_L
  • KÜRZEL_L

Mit Klick auf „Datei exportieren“ erhalten Sie eine CSV-Datei. Sie können die Formatierung der Datei mit einem Editor wie Notepad überprüfen.

Upload in DieSchulApp

Die Dateien können Sie unter www.dieschulapp.de/app unter Administration -> Benutzer -> Upload hochladen, in dem Sie dort den Datei-Typ „Schulkartei – (CSV)“ auswählen. Für die Lehrerliste müssen Sie gegebenenfalls etwas nach unten scrollen.

Wenn Sie Ihre Schülergruppen ausschließlich in DieSchulApp verwalten und diese beim Import beibehalten möchten, muss vor dem Import die Checkbox „Schülergruppen importieren“ abgewählt werden.

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Import aus ASV-Bayern

Für den Export von Schulverwaltungsdaten für externe Programme bietet die ASV-Bayern eine umfangreiche Schnittstelle an, die Schüler-, Lehrer-, Klassen-, Fächer- und Unterrichtsdaten in eine XML-Datei exportiert. Diese XML-Datei wird als verschlüsselte Zip-Datei gespeichert, die von DieSchulApp gelesen werden kann.

  1. Der Export kann im Menü unter Datei -> Verwaltung -> Schnittstellen erzeugt werden.
  2. Es öffnet sich das Schnittstellenmodul. Wählen Sie dort die Schnittstelle „Export für Notenverwaltungen“ aus und klicken Sie auf den Button „Start“.
  3. Es öffnet sich ein Fenster, in dem alle Schulen angezeigt werden, bei denen Sie zum Export der Daten berechtigt sind. Bitte wählen Sie die Schulen aus, für die Daten exportiert werden sollen. In der Regel wird dort nur Ihre eigene Schule angezeigt und ausgewählt. Klicken Sie auf den Button „Weiter“.
  4. Wählen Sie anschließend den Speicherort für die Export-Datei auf Ihrer Festplatte. Der Klick auf „Speichern“ startet den Export, der mehrere Minuten in Anspruch nehmen kann. Anschließend wird das Passwort zum Entschlüsseln der erstellten Zip-Archivdatei sowohl auf dem Bildschirm angezeigt als auch automatisch in die Zwischenablage kopiert.
  5. Laden Sie die ZIP-Datei unter www.dieschulapp.de/app unter Administration -> Benutzer -> Upload hoch. Die Übertragung erfolgt selbstverständlich verschlüsselt (HTTPS).
  6. Wenn Sie zu den Schülern gespeicherte Schülergruppen importieren möchten, setzen Sie den Haken bei „Schülergruppen importieren“. Dadurch werden alle Kurse der Oberstufe, gekoppelte Klassen (z. B. Ethik, evangelische Religion etc.) oder auch geteilte Klassen (Sport männlich, Sport weiblich, etc.) automatisch mit übernommen. Manuell in DieSchulApp verwaltete Schülergruppen werden überschrieben.
  7. Nach Upload der Datei erscheint ein Dialog. Geben Sie hier das in der ASV generierte Passwort ein:

Durch den Import werden automatisch alle Klassen, Schüler und Eltern erzeugt. Neue Schüler/Eltern werden automatisch angelegt, existierende Nutzer (bei Bedarf) in die neuen Klassen verschoben. Nutzer, die in DieSchulApp bereits vorab existieren, im Export jedoch nicht vorhanden sind, werden nicht automatisch gelöscht. Da beim Löschen von Nutzern auch alle zum Nutzer gespeicherte Daten gelöscht werden, ist dafür eine manuelle Aktion notwendig.

Import einzelner Klassen

Ein alternativer Upload, bei welchem auch einzelne Klassen ausgewählt werden können, ist über die Exportformatbibliothek möglich. Die Anleitung finden Sie in diesem Hilfeartikel. Wählen Sie in dem Fall beim Upload in DieSchulApp als Datei-Typ “ASV-BW (CSV)”.

So können z.B. schon vor dem eigentlichen Schuljahreswechsel die neuen ersten bzw. fünften Klassen importiert werden, ohne dass die restlichen Nutzer beeinflusst werden.
Achten Sie in diesem Fall auch darauf, dass Sie die Klasse der Neuen eindeutig benennen, damit die neuen Schüler nicht zu den aktuellen ersten/ fünften Klassen hinzugefügt werden.

Vergabe von erweiterten Rechten

Lehrkräfte können erweiterte Rechte erhalten. Um diese Rechte zu vergeben, gehen Sie zunächst in der Administration in die Benutzerübersicht. Klicken Sie nun bei der gewünschten Lehrkraft auf den Pfeil um diese zu bearbeiten:

Es öffnet sich ein neues Tab. Unter dem Reiter Sicherheit finden Sie weiter unten die verschiedenen Rechte die vergeben werden können:

Administrator

Administratoren können alle Daten der Schule einsehen, bearbeiten und löschen. Diese Rolle kann für die Verwaltung/Sekretariat und die Schulleitung eingestellt werden.

Nutzer der Webanwendung

Wenn Sie die Nutzer per Mailversand freischalten, sind diese automatisch „Nutzer der Webanwendung“. Sie können sich unter https://www.dieschulapp.de/app/login im Browser und in den mobilen Apps mit einem Benutzernamen und Passwort einloggen.

Vertretungsplaner

Vertretungsplaner haben Zugriff auf die Oberfläche zur Vertretungsplanung. Sie können, analog zu einem Administrator, Vertretungen und Lehrerabsenzen erstellen und für die gesamte Schule einsehen.

Externer Lehrer

Externe Lehrer können keine individuellen Nachrichten verschicken. Zusätzlich gilt: Im Gegensatz zu internen Lehrern haben sie ausschließlich auf die ihnen zugeordneten Klassen und deren Schüler Lese- und Schreibrechte. Dies betrifft alle Module und ich kann beispielsweise keine Stundenpläne anderer Klassen einsehen. Auch im Klassenbuch kann eine externe Lehrkraft nur ihre Klassen/Gruppen sehen. 

Antrag-Genehmiger

Antrag-Genehmiger erhalten Zugriff auf die Oberfläche zur Verwaltung von Anträgen. Dort können Sie, analog zu einem Administrator, eingehende Anträge annehmen oder ablehnen.

Verwaltung von Krankmeldungen

Diese Rolle erlaubt einer Lehrkraft den Zugriff auf die Oberfläche zur Verwaltung von Krankmeldungen. Dort können Sie, analog zu einem Administrator, alle eingehenden Krankmeldungen einsehen. Zusätzlich können Lehrkräfte mit dieser Rolle Krankmeldungen für SuS aller Klassen erstellen und löschen.

Lehrkräfte mit der Rolle können, im Unterschied zu normalen Lehrkräften, auch Krankmeldungen sehen, die älter als ein Tag sind, wenn diese bereits geklärt wurden.

Manuelle Klassen-/Gruppenverwaltung

Dieser Artikel hilft Ihnen bei der manuellen Verwaltung von Klassen und Schülergruppen bei uns im System. Dies kann beispielsweise notwendig sein, falls Ihre Daten in der Stammdatenverwaltung nicht in der notwendigen Form gepflegt und exportiert wurden.

Klassenverwaltung

Das Anlegen einer Klasse funktioniert sehr einfach und schnell. Klicken Sie dazu im unter Administration auf den Punkt Klassen und anschließend auf den Reiter Schülergruppen. Über das + können Sie eine neue Klasse erstellen und speichern.

Über die Icons rechts lassen sich die Klassen nun verwalten. Wenn Sie auf das linke Icon (Doktorhut)

klicken, öffnet sich ein Dialog zur Bearbeitung der SuS:

WICHTIG: SuS können nur einer einzigen Klasse zugeordnet sein. Für die Verwaltung von individuellen Gruppen, verwenden Sie bitte unsere Schülergruppen.

Dieses Icon

lässt eine Zuordnung der LuL zur jeweiligen Klasse zu. Es öffnet sich folgender Dialog, bei dem Sie einfach die entsprechenden Lehrkräfte abhaken können, die zur Klasse gehören:

Schülergruppen verwalten

Im Schulalltag kommt es häufig vor, dass einzelne Gruppen wie z. B. der Chor oder die Sportgruppe der Mädchen informiert werden muss. Hierfür können in der Software von DieSchulApp einzelne Gruppen angelegt werden. Zur Verwaltung der Schülergruppen klicken Sie im unter Administration auf den Punkt Klassen und anschließend auf den Reiter Schülergruppen„Manuelle Klassen-/Gruppenverwaltung“ weiterlesen

Schuljahreswechsel

Ein Schuljahreswechsel betrifft auch eine große Zahl an Daten. Beispielsweise müssen Schülerinnen und Schüler, die die Schule verlassen haben, gelöscht, alle Schüler einer Klasse in die nächste Jahrgangsstufe verschoben (5a->6a) oder alte Krankmeldungen aus dem System gelöscht werden. „Schuljahreswechsel“ weiterlesen