Import aus ASV-Bayern

Für den Export von Schulverwaltungsdaten für externe Programme bietet die ASV-Bayern eine umfangreiche Schnittstelle an, die Schüler-, Lehrer-, Klassen-, Fächer- und Unterrichtsdaten in eine XML-Datei exportiert. Diese XML-Datei wird als verschlüsselte Zip-Datei gespeichert, die von DieSchulApp gelesen werden kann.

  1. Der Export kann im Menü unter Datei -> Verwaltung -> Schnittstellen erzeugt werden.
  2. Es öffnet sich das Schnittstellenmodul. Wählen Sie dort die Schnittstelle „Export für Notenverwaltungen“ aus und klicken Sie auf den Button „Start“.
  3. Es öffnet sich ein Fenster, in dem alle Schulen angezeigt werden, bei denen Sie zum Export der Daten berechtigt sind. Bitte wählen Sie die Schulen aus, für die Daten exportiert werden sollen. In der Regel wird dort nur Ihre eigene Schule angezeigt und ausgewählt. Klicken Sie auf den Button „Weiter“.
  4. Wählen Sie anschließend den Speicherort für die Export-Datei auf Ihrer Festplatte. Der Klick auf „Speichern“ startet den Export, der mehrere Minuten in Anspruch nehmen kann. Anschließend wird das Passwort zum Entschlüsseln der erstellten Zip-Archivdatei sowohl auf dem Bildschirm angezeigt als auch automatisch in die Zwischenablage kopiert.
  5. Laden Sie die ZIP-Datei unter www.dieschulapp.de/app unter Administration -> Benutzer -> Upload hoch. Die Übertragung erfolgt selbstverständlich verschlüsselt (HTTPS).
  6. Wenn Sie zu den Schülern gespeicherte Kurse importieren wollen, setzen Sie den Haken bei „Kurse importieren“. Dadurch werden alle Kurse der Oberstufe, gekoppelte Klassen (z. B. Ethik, evangelische Religion etc.) oder auch geteilte Klassen (Sport männlich, Sport weiblich, etc.) automatisch mit übernommen.
  7. Nach Upload der Datei erscheint ein Dialog. Geben Sie hier das in der ASV generierte Passwort ein:

Durch den Import werden automatisch alle Klassen, Schüler und Eltern erzeugt. Neue Schüler/Eltern werden automatisch angelegt, existierende Nutzer (bei Bedarf) in die neuen Klassen verschoben. Nutzer, die in DieSchulApp bereits vorab existieren, im Export jedoch nicht vorhanden sind, werden nicht automatisch gelöscht. Da beim Löschen von Nutzern auch alle zum Nutzer gespeicherte Daten gelöscht werden, ist dafür eine manuelle Aktion notwendig.

Vergabe von erweiterten Rechten

Lehrkräfte können erweiterte Rechte erhalten. Um diese Rechte zu vergeben, gehen Sie zunächst in der Administration in die Benutzerübersicht. Klicken Sie nun bei der gewünschten Lehrkraft auf den Pfeil um diese zu bearbeiten:

Es öffnet sich ein neues Tab. Unter dem Reiter Sicherheit finden Sie weiter unten die verschiedenen Rechte die vergeben werden können:

Administrator

Administratoren können alle Daten der Schule einsehen, bearbeiten und löschen. Diese Rolle kann für die Verwaltung/Sekretariat und die Schulleitung eingestellt werden.

Nutzer der Webanwendung

Wenn Sie die Nutzer per Mailversand freischalten, sind diese automatisch „Nutzer der Webanwendung“. Sie können sich unter https://www.dieschulapp.de/app/login im Browser und in den mobilen Apps mit einem Benutzernamen und Passwort einloggen.

Vertretungsplaner

Vertretungsplaner haben Zugriff auf die Oberfläche zur Vertretungsplanung. Sie können, analog zu einem Administrator, Vertretungen und Lehrerabsenzen erstellen und für die gesamte Schule einsehen.

Externer Lehrer

Externe Lehrer können keine individuellen Nachrichten verschicken. Zusätzlich gilt: Im Gegensatz zu internen Lehrern haben sie ausschließlich auf die ihnen zugeordneten Klassen und deren Schüler Lese- und Schreibrechte. Dies betrifft alle Module und ich kann beispielsweise keine Stundenpläne anderer Klassen einsehen. Auch im Klassenbuch kann eine externe Lehrkraft nur ihre Klassen/Gruppen sehen. 

Antrag-Genehmiger

Antrag-Genehmiger erhalten Zugriff auf die Oberfläche zur Verwaltung von Anträgen. Dort können Sie, analog zu einem Administrator, eingehende Anträge annehmen oder ablehnen.

Verwaltung von Krankmeldungen

Diese Rolle erlaubt einer Lehrkraft den Zugriff auf die Oberfläche zur Verwaltung von Krankmeldungen. Dort können Sie, analog zu einem Administrator, alle eingehenden Krankmeldungen einsehen. Zusätzlich können Lehrkräfte mit dieser Rolle Krankmeldungen für SuS aller Klassen erstellen und löschen.

Lehrkräfte mit der Rolle können, im Unterschied zu normalen Lehrkräften, auch Krankmeldungen sehen, die älter als ein Tag sind, wenn diese bereits geklärt wurden.

Manuelle Klassen-/Gruppenverwaltung

Dieser Artikel hilft Ihnen bei der manuellen Verwaltung von Klassen und Schülergruppen bei uns im System. Dies kann beispielsweise notwendig sein, falls Ihre Daten in der Stammdatenverwaltung nicht in der notwendigen Form gepflegt und exportiert wurden.

Klassenverwaltung

Das Anlegen einer Klasse funktioniert sehr einfach und schnell. Klicken Sie dazu im unter Administration auf den Punkt Klassen und anschließend auf den Reiter Schülergruppen. Über das + können Sie eine neue Klasse erstellen und speichern.

Über die Icons rechts lassen sich die Klassen nun verwalten. Wenn Sie auf das linke Icon (Doktorhut)

klicken, öffnet sich ein Dialog zur Bearbeitung der SuS:

WICHTIG: SuS können nur einer einzigen Klasse zugeordnet sein. Für die Verwaltung von individuellen Gruppen, verwenden Sie bitte unsere Schülergruppen.

Dieses Icon

lässt eine Zuordnung der LuL zur jeweiligen Klasse zu. Es öffnet sich folgender Dialog, bei dem Sie einfach die entsprechenden Lehrkräfte abhaken können, die zur Klasse gehören:

Schülergruppen verwalten

Im Schulalltag kommt es häufig vor, dass einzelne Gruppen wie z. B. der Chor oder die Sportgruppe der Mädchen informiert werden muss. Hierfür können in der Software von DieSchulApp einzelne Gruppen angelegt werden. Zur Verwaltung der Schülergruppen klicken Sie im unter Administration auf den Punkt Klassen und anschließend auf den Reiter SchülergruppenWeiterlesen „Manuelle Klassen-/Gruppenverwaltung“

Schuljahreswechsel

Ein Schuljahreswechsel betrifft auch eine große Zahl an Daten. Beispielsweise müssen Schülerinnen und Schüler, die die Schule verlassen haben, gelöscht, alle Schüler einer Klasse in die nächste Jahrgangsstufe verschoben (5a->6a) oder alte Krankmeldungen aus dem System gelöscht werden. Weiterlesen „Schuljahreswechsel“