Für den Export von Schulverwaltungsdaten für externe Programme bietet die ASV-Bayern eine umfangreiche Schnittstelle an, die Schüler-, Lehrer-, Klassen-, Fächer- und Unterrichtsdaten in eine XML-Datei exportiert. Diese XML-Datei wird als verschlüsselte Zip-Datei gespeichert, die von DieSchulApp gelesen werden kann.
- Der Export kann im Menü unter Datei -> Verwaltung -> Schnittstellen erzeugt werden.
- Es öffnet sich das Schnittstellenmodul. Wählen Sie dort die Schnittstelle „Export für Notenverwaltungen“ aus und klicken Sie auf den Button „Start“.
- Es öffnet sich ein Fenster, in dem alle Schulen angezeigt werden, bei denen Sie zum Export der Daten berechtigt sind. Bitte wählen Sie die Schulen aus, für die Daten exportiert werden sollen. In der Regel wird dort nur Ihre eigene Schule angezeigt und ausgewählt. Klicken Sie auf den Button „Weiter“.
- Wählen Sie anschließend den Speicherort für die Export-Datei auf Ihrer Festplatte. Der Klick auf „Speichern“ startet den Export, der mehrere Minuten in Anspruch nehmen kann. Anschließend wird das Passwort zum Entschlüsseln der erstellten Zip-Archivdatei sowohl auf dem Bildschirm angezeigt als auch automatisch in die Zwischenablage kopiert.
- Laden Sie die ZIP-Datei unter www.dieschulapp.de/app unter Administration -> Benutzer -> Upload hoch. Die Übertragung erfolgt selbstverständlich verschlüsselt (HTTPS).
- Wenn Sie zu den Schülern gespeicherte Kurse importieren wollen, setzen Sie den Haken bei „Kurse importieren“. Dadurch werden alle Kurse der Oberstufe, gekoppelte Klassen (z. B. Ethik, evangelische Religion etc.) oder auch geteilte Klassen (Sport männlich, Sport weiblich, etc.) automatisch mit übernommen.
- Nach Upload der Datei erscheint ein Dialog. Geben Sie hier das in der ASV generierte Passwort ein:
Durch den Import werden automatisch alle Klassen, Schüler und Eltern erzeugt. Neue Schüler/Eltern werden automatisch angelegt, existierende Nutzer (bei Bedarf) in die neuen Klassen verschoben. Nutzer, die in DieSchulApp bereits vorab existieren, im Export jedoch nicht vorhanden sind, werden nicht automatisch gelöscht. Da beim Löschen von Nutzern auch alle zum Nutzer gespeicherte Daten gelöscht werden, ist dafür eine manuelle Aktion notwendig.
Import über Exportformatbibliothek
Ein alternativer Upload, bei welchem auch einzelne Klassen ausgewählt werden können, finden Sie in diesem Hilfeartikel. Wählen Sie in dem Fall beim Upload in DieSchulApp als Datei-Typ “ASV-BW (CSV)”.
So können z.B. schon vor dem eigentlichen Schuljahreswechsel die neuen ersten Klassen importiert werden, ohne dass die restlichen Nutzer beeinflusst werden.
