Für den Export von Schulverwaltungsdaten für externe Programme bietet die ASV-Bayern eine umfangreiche Schnittstelle an, die Schüler-, Lehrer-, Klassen-, Fächer- und Unterrichtsdaten in eine XML-Datei exportiert. Diese XML-Datei wird als verschlüsselte Zip-Datei gespeichert, die von DieSchulApp gelesen werden kann.
- Der Export kann im Menü unter Datei -> Verwaltung -> Schnittstellen erzeugt werden.
- Es öffnet sich das Schnittstellenmodul. Wählen Sie dort die Schnittstelle „Export für Notenverwaltungen“ aus und klicken Sie auf den Button „Start“.
- Es öffnet sich ein Fenster, in dem alle Schulen angezeigt werden, bei denen Sie zum Export der Daten berechtigt sind. Bitte wählen Sie die Schulen aus, für die Daten exportiert werden sollen. In der Regel wird dort nur Ihre eigene Schule angezeigt und ausgewählt. Klicken Sie auf den Button „Weiter“.
- Wählen Sie anschließend den Speicherort für die Export-Datei auf Ihrer Festplatte. Der Klick auf „Speichern“ startet den Export, der mehrere Minuten in Anspruch nehmen kann. Anschließend wird das Passwort zum Entschlüsseln der erstellten Zip-Archivdatei sowohl auf dem Bildschirm angezeigt als auch automatisch in die Zwischenablage kopiert.
- Laden Sie die ZIP-Datei unter www.dieschulapp.de/app unter Administration -> Benutzer -> Upload hoch. Die Übertragung erfolgt selbstverständlich verschlüsselt (HTTPS).
- Wenn Sie zu den Schülern gespeicherte Schülergruppen importieren möchten, setzen Sie den Haken bei „Schülergruppen importieren“. Dadurch werden alle Kurse der Oberstufe, gekoppelte Klassen (z. B. Ethik, evangelische Religion etc.) oder auch geteilte Klassen (Sport männlich, Sport weiblich, etc.) automatisch mit übernommen. Manuell in DieSchulApp verwaltete Schülergruppen werden überschrieben.
- Nach Upload der Datei erscheint ein Dialog. Geben Sie hier das in der ASV generierte Passwort ein:
Durch den Import werden automatisch alle Klassen, Schüler und Eltern erzeugt. Neue Schüler/Eltern werden automatisch angelegt, existierende Nutzer (bei Bedarf) in die neuen Klassen verschoben. Nutzer, die in DieSchulApp bereits vorab existieren, im Export jedoch nicht vorhanden sind, werden nicht automatisch gelöscht. Da beim Löschen von Nutzern auch alle zum Nutzer gespeicherte Daten gelöscht werden, ist dafür eine manuelle Aktion notwendig.
Import einzelner Klassen
Ein alternativer Upload, bei welchem auch einzelne Klassen ausgewählt werden können, ist über die Exportformatbibliothek möglich. Die Anleitung finden Sie in diesem Hilfeartikel. Wählen Sie in dem Fall beim Upload in DieSchulApp als Datei-Typ “ASV-BW (CSV)”.
So können z.B. schon vor dem eigentlichen Schuljahreswechsel die neuen ersten bzw. fünften Klassen importiert werden, ohne dass die restlichen Nutzer beeinflusst werden.
Achten Sie in diesem Fall auch darauf, dass Sie die Klasse der Neuen eindeutig benennen, damit die neuen Schüler nicht zu den aktuellen ersten/ fünften Klassen hinzugefügt werden.
