Stundenplanentwurf erstellen

Mit unserer Digitalen Stecktafel können Sie verschiedene Stundenplanentwürfe verwalten. Um einen neuen Entwurf zu erstellen, klicken Sie oben im Menu bei den Optionen auf „+ Neu“.

Basisdaten eingeben

Sie können damit beginnen, die Basisdaten einzugeben, beginnend mit den Basisstunden unter dem Reiter Stunden. Danach können Sie die weiteren Daten unter Klasse, Fächer, Lehrer und Räume eingeben, falls Sie diese nicht bereits importiert haben.

Verknüpfte Klassen/Gruppen

Klassen und Schülergruppen sollten verknüpft werden, wenn diese nicht parallel stattfinden dürfen. Das ist in der Regel der Fall, wenn es eine Schnittmenge bei den SuS gibt. Wenn beispielsweise ein Kind der Klasse 1A in der Schülergruppe EVANG 1 ist, muss hier eine Verknüpfung erstellt werden.

Kurse

Sobald Sie alle notwendigen Daten eingegeben haben, können Sie damit beginnen, die Kurse anzulegen. Ein Kurs besteht immer aus der Kombination aus einer Klasse, einem Fach und mindestens einer Lehrkraft. Zusätzlich können Sie die Wochen-Sollstunden und die gewünschte Verteilung der Stunden eingeben:

Kurs-Kopplungen

Unter dem Reiter Kurs-Kopplungen können Sie Kurse koppeln, die parallel stattfinden sollen. Geben Sie dafür einfach einen Namen ein und selektierten Sie die Kurse, die Sie koppeln möchten:

Digitale Stecktafel verwenden

Nun können Sie die erstellten Kurse in die Digitale Stecktafel stecken. Klicken Sie dafür auf den Reiter Stecktafel. Hier sehen Sie zunächst eine Übersicht der gesamten Schule:

Oberhalb der Stecktafel finden sich alle noch zu steckenden Stunden:

Diese können Sie per Drag & Drop unten in der Stecktafel ablegen. Sobald sie eine Stunde nach unten verschoben haben, verändert sich die Zahl rechts oben um zu signalisieren, wie viele Stunden dieses Kurses noch zu verplanen sind.

Über das Filter-Icon können Sie sich auch die Pläne einer einzelnen Klasse im Detail ansehen:

Wenn Sie eine Stunde an eine ungültige Stelle schieben, wird Ihnen dies durch die rote Einfärbung als Warnung angezeigt:

Sie können den Plan jederzeit speichern und zu einem späteren Zeitpunkt weiter bearbeiten. In diesem Artikel finden Sie weitere Informationen zum Import des Plans in Ihre Live-Schule.

Stundenplanentwurf importieren

Über unsere Digitale Stecktafel können Sie Stundenpläne manuell erstellen und nach Fertigstellung in Ihre Live-Schule importieren. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie der Ex-/ Import und das Speichern der Pläne funktioniert.

Stundenplan speichern

Sobald Sie den Stundenplan fertig gesteckt haben, können Sie diesen über Optionen speichern:

Im darauffolgenden Dialog können Sie einen Namen und eine Beschreibung eingeben

Mit Klick auf Speichern wird der Stundenplan in der Cloud gespeichert und kann jederzeit wieder abgerufen und weiter bearbeitet werden. Sie finden die gespeicherten Pläne unter Optionen -> Öffnen. Klicken Sie dort auf den Pfeil um einen Plan zu öffnen:

Stundenplan exportieren

Um einen fertigen Stundenplan zu exportieren, wählen Sie im Menüpunkt Speichern die Option Exportieren:

Es wird eine .json-Datei heruntergeladen. Diese finden Sie in Ihrem Downloadordner, sofern Sie keine andere Browsereinstellung vorgenommen haben.

Stundenplan importieren

Um den Stundenplan in DieSchulApp zu importieren, navigieren Sie in der Administration zu Stundenplan -> Upload und wählen Sie als Stundenplansoftware „DieSchulApp“ aus.

Beim Upload des Stundenplans müssen Sie folgendes beachten:

  1. Im Stundenplan vorhandene Unterrichtszeiten („Basisstunden“) müssen vor dem Upload einer Import-Datei in DieSchulApp angelegt sein. Sie können Ihre Unterrichtszeiten unter Administration -> Stundenplan -> Stunden anpassen.
  2. Gehen Sie sicher, dass alle Lehrkräfte mit korrektem Kürzel bei uns im System vorhanden sind. Einträge ohne Lehrkraft werden beim Upload übersprungen. Sollten in der Upload-Datei Lehrer-Kürzel referenziert werden, zu denen kein Lehrer in DieSchulApp angelegt ist, schlägt der Upload fehl und Sie werden mit einer Meldung auf die fehlenden Informationen hingewiesen.
  3. Überprüfen Sie, ob alle Klassen/Schülergruppen mit dem gleichen Namen oder einer korrekten Abkürzung in der Stundenplan-Datei hinterlegt sind. Einträge ohne Klasse/Schülergruppe werden beim Upload übersprungen. Unbekannte Klassen/Gruppen müssen ergänzt werden.

Jetzt können Sie den Upload starten. Falls bereits ein Stundenplan im System vorhanden war, wird dieser überschrieben. Die vorhandene Unterrichtsdokumentation bleibt erhalten, fehlende Räume und Fächer werden automatisch angelegt. Unbearbeitete Einträge im Digitalen Klassenbuch werden ab dem morgigen Tag aktualisiert.

Stundenplan aus IST/Tabulex importieren

Klicken Sie für den Export aus Tabulex unter dem Reiter „Datei“ auf die Option „Stundenplan-Export“. Wählen Sie nun folgende Optionen:

  • Die Variante „Klasse_Stundenplan“
  • Jede Woche auf einer Seite
  • Wählen Sie die gewünschten Klassen aus

Mit Klick auf „Exportieren“ erhalten Sie eine .xlsx-Datei. Diese können Sie im nächsten Schritt in DieSchulApp importieren.

Upload in DieSchulApp

Um den Stundenplan einzuspielen, navigieren Sie sich zu Administration -> Stundenplan -> Upload und wählen die Stundenplansoftware “IST Tabulex” aus.

Beim Upload des Stundenplans müssen Sie folgendes beachten:

  1. Im Stundenplan vorhandene Unterrichtszeiten („Basisstunden“) müssen vor dem Upload einer Import-Datei in DieSchulApp angelegt sein. Sie können Ihre Unterrichtszeiten unter Administration -> Stundenplan -> Stunden anpassen.
  2. Gehen Sie sicher, dass alle Lehrkräfte mit korrektem Kürzel bei uns im System vorhanden sind. Einträge ohne Lehrkraft werden beim Upload übersprungen. Sollten in der Upload-Datei Lehrer-Kürzel referenziert werden, zu denen kein Lehrer in DieSchulApp angelegt ist, schlägt der Upload fehl und Sie werden mit einer Meldung auf die fehlenden Informationen hingewiesen.
  3. Überprüfen Sie, ob alle Klassen/Schülergruppen mit dem gleichen Namen oder einer korrekten Abkürzung in der Stundenplan-Datei hinterlegt sind. Einträge ohne Klasse/Schülergruppe werden beim Upload übersprungen. Unbekannte Klassen/Gruppen müssen ergänzt werden.

Stundenplan aus Indiware importieren

Export aus Indiware

Um Ihren Stundenplan aus Indiware zu importieren, muss dieser zunächst im JSON-Format exportiert werden.

Eine ausführliche Beschreibung des Vorgehens folgt in Kürze.

Upload in DieSchulApp

Um den Stundenplan einzuspielen, navigieren Sie sich zu Administration -> Stundenplan -> Upload und wählen die Stundenplansoftware „Indiware“ aus.

Beim Upload des Stundenplans müssen Sie folgendes beachten:

  1. Im Stundenplan vorhandene Unterrichtszeiten („Basisstunden“) müssen vor dem Upload einer Import-Datei in DieSchulApp angelegt sein. Sie können Ihre Unterrichtszeiten unter Administration -> Stundenplan -> Stunden anpassen.
  2. Gehen Sie sicher, dass alle Lehrkräfte mit korrektem Kürzel bei uns im System vorhanden sind. Einträge ohne Lehrkraft werden beim Upload übersprungen. Sollten in der Upload-Datei Lehrer-Kürzel referenziert werden, zu denen kein Lehrer in DieSchulApp angelegt ist, schlägt der Upload fehl und Sie werden mit einer Meldung auf die fehlenden Informationen hingewiesen.
  3. Überprüfen Sie, ob alle Klassen/Schülergruppen mit dem gleichen Namen oder einer korrekten Abkürzung in der Stundenplan-Datei hinterlegt sind. Einträge ohne Klasse/Schülergruppe werden beim Upload übersprungen. Unbekannte Klassen/Gruppen müssen ergänzt werden.

Stundenplan manuell anlegen

Um einen Stundenplan manuell anzulegen klicken Sie unter Administration auf den Reiter Stundenplan -> Kurse. Hier können Sie nun eine Kombination aus Klasse/Gruppe, Fach und Lehrkraft auswählen und über das „+“ einen neuen Kurs erstellen:

Dieser Kurs wird nun direkt in der Liste angezeigt und kann über den Reiter Stundenplan -> Stundenplan in der entsprechenden Stunde eingefügt werden. Wählen Sie dafür die Klasse oder Gruppe aus, für die der Kurs angelegt werden soll:

Klicken Sie anschließend auf die Stunde, die gesetzt werden soll:

Nun öffnet sich ein Dialog, der Ihnen die Auswahl des korrekten Kurses ermöglicht:

Optional können Sie noch einen Raum auswählen und den Dialog über den Button „Speichern“ schließen.

Die angelegten Kurse können natürlich mehrfach im Laufe der Woche gesetzt werden und auch parallele Einträge sind möglich, indem in der jeweiligen Stunde einfach ein weiterer Kurs hinzugefügt wird.

Stundenplan im digitalen Klassenbuch

Für die Synchronisierung des Stundenplans ins digitale Klassenbuch ist es notwendig, dass die Bezeichnung der Klassen/Gruppen übereinstimmt. Für Untis beispielsweise findet sich hier eine Anleitung zur Zuordnung der Schülergruppen. Nach dem Import der Schülerstammdaten werden diese automatisch im System angelegt.

Vor dem Upload des Stundenplans müssen Sie nun sicher gehen, dass Sie in Ihrem Stundenplanungsprogramm die gleichen Bezeichnungen verwenden. Außerdem müssen für die Gruppen explizit Einträge im Planungsprogramm existieren (Beispielsweise für Untis: 4,“Cho/n/FVZ“,“EIN“,“Musik“,“E102″,1,7,,), anstatt alle Einträge über die Klasse laufen zu lassen.

Im Administrator-Bereich können Sie dies überprüfen, indem Sie die Gruppe auswählen:

Im Klassenplan selbst werden diese Einträge ebenfalls angezeigt, sobald ein SuS der Klasse von diesen Stunden betroffen ist. Dafür ist standardmäßig der Haken bei Kurse für Klasse xy anzeigen gesetzt:

Im Digitalen Klassenbuch können Sie damit gewährleisten, dass für die jeweilige Stunde nur die SuS angezeigt werden, die sich in der Gruppe befinden:

Auf diese Weise können Sie parallele Stunden wie Religions- oder Sportunterrichte trennen und die LuL bekommen nur die für Sie relevanten SuS zur Kontrolle der Absenzen angezeigt.

Stundenplan aus Willi2 importieren

Um den Stundenplan aus Willi2 in die Software DieSchulApp zu importieren, gehen Sie bitte folgendermaßen vor: Speichern Sie Ihren Stundenplan in Willi2 wie gewohnt als .BAL-Datei ab.  Datei → Speichern unter

Anschließend gehen Sie in die Verwaltungsoberfläche zu dem Feld  Stundenplan → Upload.

Nun ziehen Sie die Datei via Drag&Drop in das Upload-Feld oder wählen diese über den Datei-Browser aus.

Beim Upload des Stundenplans müssen Sie folgendes beachten:

  1. Im Stundenplan vorhandene Unterrichtszeiten („Basisstunden“) müssen vor dem Upload einer Import-Datei in DieSchulApp angelegt sein. Sie können Ihre Unterrichtszeiten unter Administration -> Stundenplan -> Stunden anpassen.
  2. Gehen Sie sicher, dass alle Lehrkräfte mit korrektem Kürzel bei uns im System vorhanden sind. Einträge ohne Lehrkraft werden beim Upload übersprungen. Sollten in der Upload-Datei Lehrer-Kürzel referenziert werden, zu denen kein Lehrer in DieSchulApp angelegt ist, schlägt der Upload fehl und Sie werden mit einer Meldung auf die fehlenden Informationen hingewiesen.
  3. Überprüfen Sie, ob alle Klassen/Schülergruppen mit dem gleichen Namen oder einer korrekten Abkürzung in der Stundenplan-Datei hinterlegt sind. Einträge ohne Klasse/Schülergruppe werden beim Upload übersprungen. Unbekannte Klassen/Gruppen müssen ergänzt werden.

Jetzt können Sie den Upload starten. Falls bereits ein Stundenplan im System vorhanden war, wird dieser überschrieben. Die vorhandene Unterrichtsdokumentation bleibt erhalten, fehlende Räume und Fächer werden automatisch angelegt.

Stundenplan aus Untis importieren

1. Stundenplan exportieren

Schulen, die für die Stundenplanung das System Untis verwenden, können unter Import/Export die DIF-Datei GPU001.TXT exportieren.

Dieses Bild hat ein leeres Alt-Attribut. Der Dateiname ist Untis-Export-1024x764.png

Eine DIF-Datei ist eine CSV-Datei, die unter „Stundenplan“ -> “Upload“ in DieSchulApp geladen werden kann. Die Datei besitzt z. B. folgenden Inhalt:

1,"1A","VOL","D","102",1,1,,
2,"1A","VOL","M","101",1,2,,
3,"1A","RKR","KR","104",1,3,,
4,"1A","FAC","CH","Chemieraum",1,4,,
5,"1A","VOL","M","101",2,1,,
6,"1A","VOL","D","102",2,2,,
7,"1A","KON","PH","104",2,3,,

Die einzelnen Felder sind dabei wie folgt definiert:

Nr       Feld

1        Unterr.-Nr.
2        Klasse (Kürzel)
3        Lehrer (Kürzel)
4        Fach
5        Raum
6        Tag (1 = Montag, 2 = Dienstag, 3 = Mittwoch, 4 = Donnerstag, 5 = Freitag)
7        Stunde
8        Stundenlänge (hh:mm) (nur in Minute, sonst leer)

Achten Sie bitte beim Export darauf, den Haken bei „Encoding: UTF-8“ zu setzen, als Textbegrenzung das doppelte Anführungszeichen und als Trennzeichen „Komma“ auszuwählen:

Dieses Bild hat ein leeres Alt-Attribut. Der Dateiname ist Bildschirmfoto-2020-11-17-um-12.58.28.png

Damit können wir verhindern, dass beim Upload falsche Informationen einspielt werden oder Sonderzeichen zu Problemen führen.

2. Schülergruppen aus Untis importieren

Um die Schülergruppen aus Untis zu übernehmen, exportieren Sie zusätzlich die Datei GPU002. Wählen Sie dafür unter dem Reiter Import/Export die Option „Unterricht“ aus und exportieren Sie die Datei wieder mit folgenden Optionen:

Dieses Bild hat ein leeres Alt-Attribut. Der Dateiname ist Bildschirmfoto-2020-11-17-um-12.58.28.png

Anschließend müssen Sie die beiden Dateien GPU001 und GPU002 in eine ZIP-Datei verpacken.

3. Upload in DieSchulApp

Beim Upload des Stundenplans müssen Sie folgendes beachten:

  1. Im Stundenplan vorhandene Unterrichtszeiten („Basisstunden“) müssen vor dem Upload einer Import-Datei in DieSchulApp angelegt sein. Sie können Ihre Unterrichtszeiten unter Administration -> Stundenplan -> Stunden anpassen.
  2. Gehen Sie sicher, dass alle Lehrkräfte mit korrektem Kürzel bei uns im System vorhanden sind. Einträge ohne Lehrkraft werden beim Upload übersprungen. Sollten in der Upload-Datei Lehrer-Kürzel referenziert werden, zu denen kein Lehrer in DieSchulApp angelegt ist, schlägt der Upload fehl und Sie werden mit einer Meldung auf die fehlenden Informationen hingewiesen.
  3. Überprüfen Sie, ob alle Klassen/Schülergruppen mit dem gleichen Namen oder einer korrekten Abkürzung in der Stundenplan-Datei hinterlegt sind. Einträge ohne Klasse/Schülergruppe werden beim Upload übersprungen. Unbekannte Klassen/Gruppen müssen ergänzt werden.

Jetzt können Sie den Upload starten. Falls bereits ein Stundenplan im System vorhanden war, wird dieser überschrieben. Die vorhandene Unterrichtsdokumentation bleibt erhalten, fehlende Räume und Fächer werden automatisch angelegt. Unbearbeitete Einträge im Digitalen Klassenbuch werden ab dem morgigen Tag aktualisiert.

Für die korrekte Abbildung im digitalen Klassenbuch, ist es notwendig, dass die Unterrichtseinheiten den jeweiligen Schülergruppen zugeordnet ist. In diesem Artikel finden Sie dies noch einmal ausführlich erklärt. Eine Anleitung für die Zuordnung der Gruppen in Untis finden Sie hier.

Unter GPU001.TXT finden Sie eine Beispieldatei, die den korrekten Aufbau für den Import in DieSchulApp zeigt.

Stundenplan aus ABCSoft importieren

Im Stundenplan vorhandene Klassen, Lehrer und Unterrichtszeiten („Basisstunden“) müssen vor dem Upload einer Import-Datei in DieSchulApp angelegt sein. Sollten in der Upload-Datei Lehrer-Kürzel referenziert werden, zu denen kein Lehrer in DieSchulApp angelegt ist, schlägt der Upload fehl und Sie werden mit einer Meldung auf die fehlenden Informationen hingewiesen. So können Sie diese schnell und einfach manuell anlegen. Fächer, Räume, Kurse und die Stundenplan-Einträge an sich werden durch den Import automatisch erzeugt.

Import per Excel-Datei (empfohlen)

In neueren Versionen kann aus VPMPlan eine Excel-Tabelle erzeugt werden. Sie erzeugen die Datei unter Ausgabe -> Excel-Stundenpläne direkt erstellen.

Im folgenden Dialog wählen Sie die folgenden Einstellungen:

  • Auswahl: Lehrer
  • Ausgabereihenfolge:
    • 1. Fach
    • 2. Lehrer
    • 3. Raum
    • 4. Klasse
    • 5. Name
  • alle Einträge selektieren
  • Art: Übersichtspläne

Anschließend wird eine Datei „Lehrer_U.xlsx“ erzeugt, die in Excel geöffnet, folgendes Format hat:

Diese Datei kann in der Administrations-Ansicht von DieSchulApp unter Stundenplan -> Upload hochgeladen werden.

Beim Upload des Stundenplans müssen Sie folgendes beachten:

  1. Im Stundenplan vorhandene Unterrichtszeiten („Basisstunden“) müssen vor dem Upload einer Import-Datei in DieSchulApp angelegt sein. Sie können Ihre Unterrichtszeiten unter Administration -> Stundenplan -> Stunden anpassen.
  2. Gehen Sie sicher, dass alle Lehrkräfte mit korrektem Kürzel bei uns im System vorhanden sind. Einträge ohne Lehrkraft werden beim Upload übersprungen. Sollten in der Upload-Datei Lehrer-Kürzel referenziert werden, zu denen kein Lehrer in DieSchulApp angelegt ist, schlägt der Upload fehl und Sie werden mit einer Meldung auf die fehlenden Informationen hingewiesen.
  3. Überprüfen Sie, ob alle Klassen/Schülergruppen mit dem gleichen Namen oder einer korrekten Abkürzung in der Stundenplan-Datei hinterlegt sind. Einträge ohne Klasse/Schülergruppe werden beim Upload übersprungen. Unbekannte Klassen/Gruppen müssen ergänzt werden.

Jetzt können Sie den Upload starten. Falls bereits ein Stundenplan im System vorhanden war, wird dieser überschrieben. Die vorhandene Unterrichtsdokumentation bleibt erhalten, fehlende Räume und Fächer werden automatisch angelegt.

Import per CSV-Datei

Sie können über die Funktion „Stundenpläne in Excel erstellen“ sogenannte CSV-Dateien erzeugen. Dies sind Textdateien, die spezielle Formatierungsinformationen enthalten und die Informationen strukturiert zur Weiterverarbeitung in anderen Programmen bereitstellen.

In der Funktion „Stundenpläne in Excel erstellen“ müssen mit einem Klick auf „Alle selektieren“ alle Klassen ausgewählt werden. Mit der Schaltfläche „Weiter“ werden die CSV-Dateien erstellt. Für den Upload unter Stundenplan ist die erstellte Lehrer1.csv-Datei wichtig. Laden Sie diese Datei unter „Stundenplan“->“Upload“ in DieSchulApp.

Ein Beispiel des Stundenplans aus ABCS-Soft bieten wir direkt zum Download an:

vplan_export_lehrer-beispiel.csv

Schulstunden festlegen

Falls Sie das Stundenplan-Modul nutzen möchten, ist eine einmalige Basiskonfiguration notwendig, da der Stundenplan den gesamten Tagesablauf einer Schule bestimmt. Bitte definieren Sie dazu in der Administrationsoberfläche unter „Stundenplan“ die Uhrzeiten Ihrer Schulstunden. Dies ist wichtig, da weitere Module auf diese Zeiten zurückgreifen, z. B. im digitalen Klassenbuch oder bei den Reservierungen der Ressourcen.

Um die Schulstunden anzulegen, klicken Sie auf „Stunden“ und anschließend auf das „+“. Auf dieser Seite können Sie auch die Fächer und Räume Ihrer Schule konfigurieren, die ebenfalls in weiteren Modulen verwendet werden.

Anschließend öffnet sich ein Fenster. Hier sind die Stundenzeiten einzutragen und zu speichern.