Stundenplan aus IST/Tabulex importieren

Klicken Sie für den Export aus Tabulex unter dem Reiter „Datei“ auf die Option „Stundenplan-Export“. Wählen Sie nun folgende Optionen:

  • Die Variante „Klasse_Stundenplan“
  • Jede Woche auf einer Seite
  • Wählen Sie die gewünschten Klassen aus

Mit Klick auf „Exportieren“ erhalten Sie eine .xlsx-Datei. Diese können Sie im nächsten Schritt in DieSchulApp importieren.

Upload in DieSchulApp

Um den Stundenplan einzuspielen, navigieren Sie sich zu Administration -> Stundenplan -> Upload und wählen die Stundenplansoftware “IST Tabulex” aus.

Beim Upload des Stundenplans müssen Sie folgendes beachten:

  1. Im Stundenplan vorhandene Unterrichtszeiten („Basisstunden“) müssen vor dem Upload einer Import-Datei in DieSchulApp angelegt sein. Sie können Ihre Unterrichtszeiten unter Administration -> Stundenplan -> Stunden anpassen.
  2. Gehen Sie sicher, dass alle Lehrkräfte mit korrektem Kürzel bei uns im System vorhanden sind. Einträge ohne Lehrkraft werden beim Upload übersprungen. Sollten in der Upload-Datei Lehrer-Kürzel referenziert werden, zu denen kein Lehrer in DieSchulApp angelegt ist, schlägt der Upload fehl und Sie werden mit einer Meldung auf die fehlenden Informationen hingewiesen.
  3. Überprüfen Sie, ob alle Klassen/Schülergruppen mit dem gleichen Namen oder einer korrekten Abkürzung in der Stundenplan-Datei hinterlegt sind. Einträge ohne Klasse/Schülergruppe werden beim Upload übersprungen. Unbekannte Klassen/Gruppen müssen ergänzt werden.

Stundenplan aus Indiware importieren

Wählen Sie für den Export aus Indiware unter dem Reiter Export das Format „Stundenpläne (XML, alte Variante 3) aus und klicken Sie auf „Lehrerpläne“:

Nun müssen Sie folgende Konfigurationen wählen. Wichtig: Die Lehrkräfte sind zunächst nicht selektiert und müssen unbedingt ausgewählt werden!

Im darauf folgenden Dialog wählen Sie nun die Lehrkräfte aus, für die der Plan exportiert werden soll.

Raumzuordnung

Für einen erfolgreichen Upload in DieSchulApp, benötigen wir eine eindeutige Zuordnung jeder Stunde zu einem Raum. Legen Sie dafür in Indiware einen Dummy-Raum an, falls Sie diese Anforderung noch nicht abdecken können.

Upload in DieSchulApp

Um den Stundenplan einzuspielen, navigieren Sie sich zu Administration -> Stundenplan -> Upload und wählen die Stundenplansoftware „Andere“ aus.

Beim Upload des Stundenplans müssen Sie folgendes beachten:

  1. Im Stundenplan vorhandene Unterrichtszeiten („Basisstunden“) müssen vor dem Upload einer Import-Datei in DieSchulApp angelegt sein. Sie können Ihre Unterrichtszeiten unter Administration -> Stundenplan -> Stunden anpassen.
  2. Gehen Sie sicher, dass alle Lehrkräfte mit korrektem Kürzel bei uns im System vorhanden sind. Einträge ohne Lehrkraft werden beim Upload übersprungen. Sollten in der Upload-Datei Lehrer-Kürzel referenziert werden, zu denen kein Lehrer in DieSchulApp angelegt ist, schlägt der Upload fehl und Sie werden mit einer Meldung auf die fehlenden Informationen hingewiesen.
  3. Überprüfen Sie, ob alle Klassen/Schülergruppen mit dem gleichen Namen oder einer korrekten Abkürzung in der Stundenplan-Datei hinterlegt sind. Einträge ohne Klasse/Schülergruppe werden beim Upload übersprungen. Unbekannte Klassen/Gruppen müssen ergänzt werden.

Stundenplan manuell anlegen

Um einen Stundenplan manuell anzulegen klicken Sie unter Administration auf den Reiter Stundenplan -> Kurse. Hier können Sie nun eine Kombination aus Klasse/Gruppe, Fach und Lehrkraft auswählen und über das „+“ einen neuen Kurs erstellen:

Dieser Kurs wird nun direkt in der Liste angezeigt und kann über den Reiter Stundenplan -> Stundenplan in der entsprechenden Stunde eingefügt werden. Wählen Sie dafür die Klasse oder Gruppe aus, für die der Kurs angelegt werden soll:

Klicken Sie anschließend auf die Stunde, die gesetzt werden soll:

Nun öffnet sich ein Dialog, der Ihnen die Auswahl des korrekten Kurses ermöglicht:

Optional können Sie noch einen Raum auswählen und den Dialog über den Button „Speichern“ schließen.

Die angelegten Kurse können natürlich mehrfach im Laufe der Woche gesetzt werden und auch parallele Einträge sind möglich, indem in der jeweiligen Stunde einfach ein weiterer Kurs hinzugefügt wird.

Stundenplan im digitalen Klassenbuch

Für die Synchronisierung des Stundenplans ins digitale Klassenbuch ist es notwendig, dass die Bezeichnung der Klassen/Gruppen übereinstimmt. Für Untis beispielsweise findet sich hier eine Anleitung zur Zuordnung der Schülergruppen. Nach dem Import der Schülerstammdaten werden diese automatisch im System angelegt.

Vor dem Upload des Stundenplans müssen Sie nun sicher gehen, dass Sie in Ihrem Stundenplanungsprogramm die gleichen Bezeichnungen verwenden. Außerdem müssen für die Gruppen explizit Einträge im Planungsprogramm existieren (Beispielsweise für Untis: 4,“Cho/n/FVZ“,“EIN“,“Musik“,“E102″,1,7,,), anstatt alle Einträge über die Klasse laufen zu lassen.

Im Administrator-Bereich können Sie dies überprüfen, indem Sie die Gruppe auswählen:

Im Klassenplan selbst werden diese Einträge ebenfalls angezeigt, sobald ein SuS der Klasse von diesen Stunden betroffen ist. Dafür ist standardmäßig der Haken bei Kurse für Klasse xy anzeigen gesetzt:

Im Digitalen Klassenbuch können Sie damit gewährleisten, dass für die jeweilige Stunde nur die SuS angezeigt werden, die sich in der Gruppe befinden:

Auf diese Weise können Sie parallele Stunden wie Religions- oder Sportunterrichte trennen und die LuL bekommen nur die für Sie relevanten SuS zur Kontrolle der Absenzen angezeigt.

Stundenplan aus Willi2 importieren

Um den Stundenplan aus Willi2 in die Software DieSchulApp zu importieren, gehen Sie bitte folgendermaßen vor: Speichern Sie Ihren Stundenplan in Willi2 wie gewohnt als .BAL-Datei ab.  Datei → Speichern unter

Anschließend gehen Sie in die Verwaltungsoberfläche zu dem Feld  Stundenplan → Upload.

Nun ziehen Sie die Datei via Drag&Drop in das Upload-Feld oder wählen diese über den Datei-Browser aus.

Beim Upload des Stundenplans müssen Sie folgendes beachten:

  1. Im Stundenplan vorhandene Unterrichtszeiten („Basisstunden“) müssen vor dem Upload einer Import-Datei in DieSchulApp angelegt sein. Sie können Ihre Unterrichtszeiten unter Administration -> Stundenplan -> Stunden anpassen.
  2. Gehen Sie sicher, dass alle Lehrkräfte mit korrektem Kürzel bei uns im System vorhanden sind. Einträge ohne Lehrkraft werden beim Upload übersprungen. Sollten in der Upload-Datei Lehrer-Kürzel referenziert werden, zu denen kein Lehrer in DieSchulApp angelegt ist, schlägt der Upload fehl und Sie werden mit einer Meldung auf die fehlenden Informationen hingewiesen.
  3. Überprüfen Sie, ob alle Klassen/Schülergruppen mit dem gleichen Namen oder einer korrekten Abkürzung in der Stundenplan-Datei hinterlegt sind. Einträge ohne Klasse/Schülergruppe werden beim Upload übersprungen. Unbekannte Klassen/Gruppen müssen ergänzt werden.

Jetzt können Sie den Upload starten. Falls bereits ein Stundenplan im System vorhanden war, wird dieser überschrieben. Die vorhandene Unterrichtsdokumentation bleibt erhalten, fehlende Räume und Fächer werden automatisch angelegt.

Stundenplan aus Untis importieren

Schulen, die für die Stundenplanung das System Untis verwenden, können unter Import/Export die DIF-Datei GPU001.TXT exportieren.

Dieses Bild hat ein leeres Alt-Attribut. Der Dateiname ist Untis-Export-1024x764.png

Eine DIF-Datei ist eine CSV-Datei, die unter „Stundenplan“ -> “Upload“ in DieSchulApp geladen werden kann. Die Datei besitzt z. B. folgenden Inhalt:

1,"1A","VOL","D","102",1,1,,
2,"1A","VOL","M","101",1,2,,
3,"1A","RKR","KR","104",1,3,,
4,"1A","FAC","CH","Chemieraum",1,4,,
5,"1A","VOL","M","101",2,1,,
6,"1A","VOL","D","102",2,2,,
7,"1A","KON","PH","104",2,3,,

Die einzelnen Felder sind dabei wie folgt definiert:

Nr       Feld

1        Unterr.-Nr.
2        Klasse (Kürzel)
3        Lehrer (Kürzel)
4        Fach
5        Raum
6        Tag (1 = Montag, 2 = Dienstag, 3 = Mittwoch, 4 = Donnerstag, 5 = Freitag)
7        Stunde
8        Stundenlänge (hh:mm) (nur in Minute, sonst leer)

Achten Sie bitte beim Export darauf, den Haken bei „Encoding: UTF-8“ zu setzen, als Textbegrenzung das doppelte Anführungszeichen und als Trennzeichen „Komma“ auszuwählen:

Dieses Bild hat ein leeres Alt-Attribut. Der Dateiname ist Bildschirmfoto-2020-11-17-um-12.58.28.png

Damit können wir verhindern, dass beim Upload falsche Informationen einspielt werden oder Sonderzeichen zu Problemen führen.

Beim Upload des Stundenplans müssen Sie folgendes beachten:

  1. Im Stundenplan vorhandene Unterrichtszeiten („Basisstunden“) müssen vor dem Upload einer Import-Datei in DieSchulApp angelegt sein. Sie können Ihre Unterrichtszeiten unter Administration -> Stundenplan -> Stunden anpassen.
  2. Gehen Sie sicher, dass alle Lehrkräfte mit korrektem Kürzel bei uns im System vorhanden sind. Einträge ohne Lehrkraft werden beim Upload übersprungen. Sollten in der Upload-Datei Lehrer-Kürzel referenziert werden, zu denen kein Lehrer in DieSchulApp angelegt ist, schlägt der Upload fehl und Sie werden mit einer Meldung auf die fehlenden Informationen hingewiesen.
  3. Überprüfen Sie, ob alle Klassen/Schülergruppen mit dem gleichen Namen oder einer korrekten Abkürzung in der Stundenplan-Datei hinterlegt sind. Einträge ohne Klasse/Schülergruppe werden beim Upload übersprungen. Unbekannte Klassen/Gruppen müssen ergänzt werden.

Jetzt können Sie den Upload starten. Falls bereits ein Stundenplan im System vorhanden war, wird dieser überschrieben. Die vorhandene Unterrichtsdokumentation bleibt erhalten, fehlende Räume und Fächer werden automatisch angelegt.

Für die korrekte Abbildung im digitalen Klassenbuch, ist es notwendig, dass die Unterrichtseinheiten den jeweiligen Schülergruppen zugeordnet ist. In diesem Artikel finden Sie dies noch einmal ausführlich erklärt. Eine Anleitung für die Zuordnung der Gruppen in Untis finden Sie hier.

Unter GPU001.TXT finden Sie eine Beispieldatei, die den korrekten Aufbau für den Import in DieSchulApp zeigt.

Stundenplan aus ABCSoft importieren

Im Stundenplan vorhandene Klassen, Lehrer und Unterrichtszeiten („Basisstunden“) müssen vor dem Upload einer Import-Datei in DieSchulApp angelegt sein. Sollten in der Upload-Datei Lehrer-Kürzel referenziert werden, zu denen kein Lehrer in DieSchulApp angelegt ist, schlägt der Upload fehl und Sie werden mit einer Meldung auf die fehlenden Informationen hingewiesen. So können Sie diese schnell und einfach manuell anlegen. Fächer, Räume, Kurse und die Stundenplan-Einträge an sich werden durch den Import automatisch erzeugt.

Import per Excel-Datei (empfohlen)

In neueren Versionen kann aus VPMPlan eine Excel-Tabelle erzeugt werden. Sie erzeugen die Datei unter Ausgabe -> Excel-Stundenpläne direkt erstellen.

Im folgenden Dialog wählen Sie die folgenden Einstellungen:

  • Auswahl: Lehrer
  • Ausgabereihenfolge:
    • 1. Fach
    • 2. Lehrer
    • 3. Raum
    • 4. Klasse
    • 5. Name
  • alle Einträge selektieren
  • Art: Übersichtspläne

Anschließend wird eine Datei „Lehrer_U.xlsx“ erzeugt, die in Excel geöffnet, folgendes Format hat:

Diese Datei kann in der Administrations-Ansicht von DieSchulApp unter Stundenplan -> Upload hochgeladen werden.

Beim Upload des Stundenplans müssen Sie folgendes beachten:

  1. Im Stundenplan vorhandene Unterrichtszeiten („Basisstunden“) müssen vor dem Upload einer Import-Datei in DieSchulApp angelegt sein. Sie können Ihre Unterrichtszeiten unter Administration -> Stundenplan -> Stunden anpassen.
  2. Gehen Sie sicher, dass alle Lehrkräfte mit korrektem Kürzel bei uns im System vorhanden sind. Einträge ohne Lehrkraft werden beim Upload übersprungen. Sollten in der Upload-Datei Lehrer-Kürzel referenziert werden, zu denen kein Lehrer in DieSchulApp angelegt ist, schlägt der Upload fehl und Sie werden mit einer Meldung auf die fehlenden Informationen hingewiesen.
  3. Überprüfen Sie, ob alle Klassen/Schülergruppen mit dem gleichen Namen oder einer korrekten Abkürzung in der Stundenplan-Datei hinterlegt sind. Einträge ohne Klasse/Schülergruppe werden beim Upload übersprungen. Unbekannte Klassen/Gruppen müssen ergänzt werden.

Jetzt können Sie den Upload starten. Falls bereits ein Stundenplan im System vorhanden war, wird dieser überschrieben. Die vorhandene Unterrichtsdokumentation bleibt erhalten, fehlende Räume und Fächer werden automatisch angelegt.

Import per CSV-Datei

Sie können über die Funktion „Stundenpläne in Excel erstellen“ sogenannte CSV-Dateien erzeugen. Dies sind Textdateien, die spezielle Formatierungsinformationen enthalten und die Informationen strukturiert zur Weiterverarbeitung in anderen Programmen bereitstellen.

In der Funktion „Stundenpläne in Excel erstellen“ müssen mit einem Klick auf „Alle selektieren“ alle Klassen ausgewählt werden. Mit der Schaltfläche „Weiter“ werden die CSV-Dateien erstellt. Für den Upload unter Stundenplan ist die erstellte Lehrer1.csv-Datei wichtig. Laden Sie diese Datei unter „Stundenplan“->“Upload“ in DieSchulApp.

Ein Beispiel des Stundenplans aus ABCS-Soft bieten wir direkt zum Download an:

vplan_export_lehrer-beispiel.csv

Schulstunden festlegen

Falls Sie das Stundenplan-Modul nutzen möchten, ist eine einmalige Basiskonfiguration notwendig, da der Stundenplan den gesamten Tagesablauf einer Schule bestimmt. Bitte definieren Sie dazu in der Administrationsoberfläche unter „Stundenplan“ die Uhrzeiten Ihrer Schulstunden. Dies ist wichtig, da weitere Module auf diese Zeiten zurückgreifen, z. B. im digitalen Klassenbuch oder bei den Reservierungen der Ressourcen.

Um die Schulstunden anzulegen, klicken Sie auf „Stunden“ und anschließend auf das „+“. Auf dieser Seite können Sie auch die Fächer und Räume Ihrer Schule konfigurieren, die ebenfalls in weiteren Modulen verwendet werden.

Anschließend öffnet sich ein Fenster. Hier sind die Stundenzeiten einzutragen und zu speichern.