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Auf Windows Betriebssystemen kann ein Synctool installiert werden, mit dem die Vertetungsplan-Datei automatisch aus einem Quellordner ausgelesen werden kann. Um das Tool herunterzuladen, navigieren Sie zu Administration -> Vertretungsplan -> Upload
Nach Download und Installation des Tools, müssen Sie folgende Schritte durchführen:
- Auf die drei Punkte klicken und den Pfad auswählen, unter welchem die Vertretungsplandateien abgespeichert sind
- Als Pfad wählen Sie einen Ordner aus, welcher die Vertretungspläne beinhaltet
- Der ausgewählte Ordner kann über Unterordner verfügen, worin dann die jeweiligen Pläne enthalten sind
- Alternativ können die Pläne auch lose in einem Ordner liegen
- Nutzername eingeben
- Passwort eingeben
- Die Zugangsdaten werden nach Start der Synchronisation verschlüsselt abgespeichert, sodass diese nicht bei jedem Appstart hinterlegt warden müssen
- Sobald Sie die ersten drei Schritte durchgeführt haben, ist die Applikation bereit und die Synchronisation kann gestartet werden
- Synchronisation starten
Prozess Synctool
Grundsätzlich synchronisiert das Tool die enthaltenen Vertretungpläne automatisch. Ändert sich eine dieser Dateien, so wird diese erneut synchronisiert und die Vertretungen in DieSchulApp automatisch aktualisiert.
Einstellung Autostart
Um das Tool automatisch zu starten, folgen Sie diesen Schritten:
Suchen Sie in der Suchleiste von Windows nach “Ausführen” und geben Sie dort „shell:startup“ ein:
Anschließend öffnet sich ein Ordner. Dort können Sie das Sync-Tool einfügen oder hineinziehen.
Danach wird sich das Tool automatisch mit jedem Systemstart öffnen.
Unter „Vertretungsplanung“ sehen Sie eine Übersicht über alle fehlenden Lehrer am ausgewählten Tag. Nach Auswahl des entsprechenden Lehrers können Sie über das „+“ an dieser Stelle direkt weitere Fehlzeiten für Lehrer hinzufügen. Ausfallende Stunden werden automatisch rot markiert.
Ein Klick auf eine rot markierte Stunde öffnet den Dialog zur Vertretungsplanung. Über den Button „Vertretung finden“ bzw. „Raum finden“ erhalten Sie Unterstützung zur Auswahl der optimalen Vertretung.
Tragen Sie die Fehlzeiten für Krankmeldungen, Beurlaubungen, Fortbildungen, Klassenfahrten oder sonstige Gründe für ganze Tage oder einzelne Stunden unter Vertretungen -> Fehlzeiten ins System ein.
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Wenn Sie Ihren Vertretungsplan über einen WebDAV-Server (OpenExchange, OwnCloud, NextCloud, …) bereitstellen, können wir automatisiert darauf zugreifen und die Vertretungen automatisch in DieSchulApp synchronisieren. Setzen Sie sich dazu mit uns in Verbindung.
Für den Import aus ABCSoft (VPM/VPlan) bietet sich der XML-Export an. Diesen können Sie unter Diverses -> Einstellungen konfigurieren.
Die Einstellungen sollten dazu wie folgt festgelegt werden:
Sie können auch weitere „verfügbare Felder“ hinzufügen.
Über den Menüpunkt Diverses -> HTML Ausgaben wird auch die XML-Datei erzeugt, die Sie unter „Vertretungen“ -> „Upload“ in der Verwaltungsoberfläche von DieSchulApp hochladen können.
Schulen, die für die Vertretungsplanung das System Untis verwenden, können unter Import/Export die DIF-Datei GPU014.TXT exportieren. Eine DIF-Datei ist eine CSV-Datei, die unter „Vertretungsplan“ -> “Upload“ in DieSchulApp geladen werden kann. Die Datei besitzt folgende Informationen:
Nummer Feld
1 Vertretungsnummer
2 Datum
3 Stunde
4 Absenznummer
5 Unterrichtsnummer
6 Absenter Lehrer
7 Vertretender Lehrer
8 Fach
9 Statistikkennzeichen des Fachs
10 Vertretungsfach
11 Statistikkennzeichen des Vertretungsfachs
12 Raum
13 Vertretungsraum
14 Statistik-Kennzeichen
15 Klasse(n) mit ~ getrennt
16 Absenzgrund
17 Text zur Vertretung
18 Art (Bitfeld)
Bit 0 Entfall
Bit 1 Betreuung
Bit 2 Sondereinsatz
Bit 3 Wegverlegung
Bit 4 Freisetzung
Bit 5 Plus als Vertreter
Bit 6 Teilvertretung
Bit 7 Hinverlegung
Bit 16 Raumvertretung
Bit 17 Pausenaufsichtsvertretung
Bit 18 Stunde ist unterrichtsfrei
Bit 20 Kennzeichen nicht drucken
Bit 21 Kennzeichen neu
19 Vertretungsklasse(n) mit ~ getrennt
20 Vertretungsart
T verlegt
F verlegt von
W Tausch
S Betreuung
A Sondereinsatz
C Entfall
L Freisetzung
P Teil-Vertretung
R Raumvertretung
B Pausenaufsichtsvertretung
~ Lehrertausch
E Klausur
21 Zeit der letzten Änderung (JJJJMMTTHHMM)
Achten Sie bitte beim Export darauf, den Haken bei „
Encoding: UTF-8“ zu setzen, als Textbegrenzung das doppelte Anführungszeichen und als Trennzeichen „Komma“ auszuwählen:
Damit können wir verhindern, dass die Upload falsche Informationen einspielt werden oder Sonderzeichen zu Problemen führen.
