Eine manuelle Vertretungsplanung ist in der Bearbeitungsansicht des Vertretungsplanmoduls für Admins sowie Lehrer mit dem Recht „Vertretungsplaner“ vor allem in den Bereichen “Offene Vertretungen” und “Alle Vertretungen” möglich. Im Tab „Vertretungsplanung“ wird zunächst der aktuelle Tag angezeigt. Über die Pfeile und den Kalender-Button kann jedoch auch zu anderen Tagen navigiert werden.

Nachrichten

Im Punkt „Nachrichten“ können Informationen innerhalb des Menüpunkts “Vertretungen” mit Schülern und/ oder Lehrern für gewisse Zeiträume geteilt werden. Im gleichnamigen Tab findet sich eine Übersicht über alle Nachrichten im gewählten Zeitraum.

Offene Vertretungen

In diesem Unterpunkt werden Unterrichte und Pausenaufsichten aufgeführt, die noch vertreten werden müssen. Gründe dafür können Lehrerabwesenheiten oder Raumsperren sein, welche an der Stelle auch direkt neu angelegt werden können:

• Auswahl der fehlenden Lehrkraft oder des gesperrten Raumes.
• Über den +-Button wird eine neue Fehlzeit bzw. Raumsperre angelegt.
• Lehrerfehlzeiten können alternativ auch im Tab “Fehlzeiten” angelegt und verwaltet werden.

Nach dem Speichern erscheinen die betroffenen Stunden in „Offene Vertretungen“ blau und mit Fragezeichen markiert. Für diese können anschließend Vertretungen, Raumwechsel oder Entfall geplant werden.

Vorschläge nutzen

Über den Button Vertretungsvorschläge ist eine automatisierte Planung der Vertretungen möglich. Das System zeigt an, wie viele Stunden automatisch lösbar sind. Über Filter wie “Nur Lehrkräfte der Klasse” und “Nur Lehrer, die das jeweilige Fach unterrichten” kann die Vorschlagsliste verfeinert werden. Optional kann “Lehrer aus Doppel- oder Mehrfachbesetzung” aktiviert werden, um zusätzliche Vorschläge zu erhalten. Ist diese Einstellung aktiv, können auch Lehrer aus Teamteaching-Unterrichten als Vertretung eingesetzt werden, wenn mindestens eine Co-Lehrkraft im Unterricht verbleibt. Wählen Sie die gewünschten Vorschläge aus und übernehmen Sie diese gesammelt. Nicht lösbare Einträge können bei Bedarf direkt als Entfall übernommen werden.

Analog werden über den Button Raumvorschläge automatisiert freie Räume zugewiesen, wobei sich auch diese Vorschläge noch einmal anpassen lassen.

Manuelle Planung

Alternativ können Vertretungen manuell verplant werden. Auch dabei unterstützt Sie das System durch verschiedene Filtermöglichkeiten.

Wählen Sie die zu vertretende Stunde oder Pause aus. Über die Checkbox auf der linken Seite kann auch eine Mehrfachauswahl aktiviert werden, um mehrere Stunden oder Pausen gleich zu vertreten. Dabei werden zunächst alle offenen Stunden aus der Fehlzeit oder Raumsperre markiert. Mit Klick auf einzelne Stunden können sie aus der Auswahl wieder entfernt oder auch weitere, bereits verplante Stunden hinzugefügt werden. Es können immer nur ein Typ – Unterrichte oder Pausenaufsichten – gemeinsam bearbeitet werden, nicht beides gemeinsam. Um die gewählten Stunden/ Pausen zu bearbeiten, klicken Sie auf den Stift-Button unterhalb der Checkbox.

Es öffnet sich ein Dialogfenster, in welchem die Veränderungen zur Stunde/ Aufsicht eingegeben werden können. Die Ansicht kann zwischen Vertretung und Entfall umgeschaltet werden.

Zu einem Entfall kann optional noch eine Notiz im Feld Nachricht eingegeben werden und diese direkt gespeichert werden.

Ist Vertretung ausgewählt, können nach Bedarf Lehrkraft, Fach, Raum sowie Klasse/Gruppe angepasst und eine Nachricht zur Vertretung eingegeben werden. Dabei sind die Felder, für welche eine Änderung zwingend erforderlich ist, rot umrandet. Über die folgenden Einschränkungen können die auswählbaren Lehrer und Räume angepasst werden.

• Nur Lehrkräfte der Klasse: Lehrer, die laut Stundenplan keinen Unterricht bei der Klasse haben, sind im Dropdown nicht auswählbar.
• Nur Lehrer, die das Fach unterrichten: Nur Lehrer, die laut Stundenplan das Fach der Stunde unterrichten, können gewählt werden.
• Lehrer aus Doppel- oder Mehrfachbesetzung: Lehrer aus Teamteaching-Unterricht können verplant werden, wenn mindestens eine Co-Lehrkraft im ursprünglichen Unterricht verbleibt.
• Raumbelegung laut Stundenplan beachten: Räume, die laut Stundenplan belegt sind, können in der Stunde nicht für die Vertretung ausgewählt werden.
• Bereits eingeplante Lehrkräfte zulassen: Lehrer können für Vertretungen eingeplant werden, auch wenn sie laut Stundenplan eigentlich Unterricht haben, z.B. wenn die Vertretungsklasse mit beaufsichtigt werden soll.

Mit Klick auf Speichern werden die Angaben übernommen. Vorhandene Vertretungen können nach Auswahl im Dialog jederzeit angepasst oder über den Button Löschen auch wieder gelöscht werden.

Alle Vertretungen

Unter Alle Vertretungen werden zunächst alle bereits angelegten Vertretungen (inklusive Raumwechsel, Fachwechsel und Entfall) aufgelistet. In dieser Ansicht gibt es jedoch noch weitere Möglichkeiten, nachdem über die Dropdowns nach Klasse, Lehrer und/oder Raum gefiltert wurde. Es werden dann jeweils alle Unterrichte aus Stunden- und Vertretungsplan zur Auswahl angezeigt.

Vertretung und Entfall planen

Auch hier können einzelne (Auswahl von Vertretung unterhalb dem Stundenplaneintrag) oder mehrere (Checkbox links und Klick auf die Stunden) Unterrichte/Aufsichten ausgewählt werden. So kann flexibel eine Vertretung oder Entfall geplant werden, ohne dass eine Lehrerfehlzeit bzw. Raumsperre vorliegen muss. Auf diese Weise könnte zum Beispiel Klassenleiterunterricht am Tag vor den Ferien einfach eingetragen werden. Die Planung an sich läuft genauso ab, wie bei den offenen Vertretungen.

Zusatzunterricht

Außerdem gibt es an der Stelle die Möglichkeit, Zusatzunterricht für außerplanmäßig zusätzlich stattfindenden Unterricht anzulegen. Dieser kann für eine Stunde direkt über den +-Button hinzugefügt werden. Im Dialog kann anschließend mindestens die Lehrkraft, Klasse/Gruppe und das Fach der Stunde ausgewählt werden. Raum und Nachricht können je nach Bedarf ergänzt werden. Falls Zusatzunterricht entfallen soll, kann dieser Eintrag später auf “Entfall” gesetzt oder gelöscht werden.

Die Vertretung wird direkt mit dem Speichern ins Klassenbuch synchronisiert.