Die Software “LUSD” wird in Berlin und Hessen zur Verwaltung der Stammdaten verwendet. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie aus diesem Programm den Export für DieSchulApp generieren können.

Schülerdaten

Klicken Sie in der Menüleiste unter Extras auf den Punkt Abfrageassistent.

Wählen Sie nun als Datenquelle “Schüler” aus:

Über das rote +Hinzufügen rechts unten können Sie eine neue Abfrage starten.

Geben Sie der Abfrage im Feld Bezeichnung den Namen DieSchulApp-SuS. Der Filter wird auf kein Filter gesetzt sein, da Sie die Liste aller Schüler (und keine Teilauswahl) benötigen:

Klicken Sie nun auf den Reiter “Felder” und wählen Sie folgende Attribute über die Checkbox links an:

• Schüler_ID
• Schüler_Vorname
• Schüler_Nachname
• Schüler_Mail
• Schüler_Telefonnummer
• Schüler_Geburtsdatum
• Klasse
• Schülergruppe
• Erzieher1_ID
• Erzieher1_Vorname
• Erzieher1_Nachname
• Erzieher1_Mail
• Erzieher1_Telefonnummer
• Erzieher2_ID
• Erzieher2_Vorname
• Erzieher2_Nachname
• Erzieher2_Mail
• Erzieher2_Telefonnummer

Klicken Sie nun auf den Pfeil nach rechts, um diese Felder zu den “gewählten Abfragefeldern” hinzuzufügen. Die neue Abfrage ist jetzt in der Liste der Abfragen enthalten. Wenn Sie schon vorher Abfragen definiert hatten, stehen diese ebenfalls in der Liste. Klicken Sie auf Speichern, um die Abfrage dauerhaft zu sichern. Ist die Abfrage einmal gesichert, kann sie immer wieder verwendet werden.

Sollten Sie bei Ihrer Version nicht alle Felder auswählen können, oder keine Informationen hinterlegt haben, ist dies kein Problem. Die Datei kann beim Upload noch auf die korrekten Felder angepasst werden.

Lehrerdaten

Für den Export der Lehrerdaten gehen wir analog vor. Wählen Sie hierfür zunächst als Datenquelle “Personal” aus.

Geben Sie der Abfrage im Feld Bezeichnung den Namen DieSchulApp-Lehrkräfte. Auch hier wird kein Filter benötigt. Bei den Lehrkräften müssen wir folgende Felder auswählen:

• Vorname
• Nachname
• Geburtsdatum
• E-Mail
• Lehrer_Kürzel

Die neue Abfrage erscheint nun im Bereich “Personal”. Speichern Sie durch Klick auf Speichern.

Upload in DieSchulApp

Diese Datei können Sie unter www.dieschulapp.de/app unter Administration -> Benutzer -> Upload hochladen, indem Sie dort „Sonstige Programme – (CSV)“ auswählen.

https://youtu.be/VuqFdWPXhR4

Für den Export der Schüler-/ und Elterndaten wird in der ASV-BaWü und Edoo.sys eine CSV-Datei erstellt. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie die für die Einrichtung von DieSchulApp relevanten Informationen aus dem System exportieren können.

Schülerdaten

Im ersten Schritt klicken Sie auf Datei -> Verwaltung -> Exportformatbibliothek:

Es öffnet sich nun folgende Ansicht:

Hier können Sie nun ein neues Exportformat erstellen. Klicken Sie dafür auf das Icon links oben:

Hier können Sie jetzt die für den Export relevanten Felder auswählen. Klicken Sie dafür jeweils auf das kleine Ausrufezeichen.

Für den Export in DieSchulApp benötigen Sie folgenden Felder:

• Rufname
• Familienname
• Schüler/in E-Mail privat
• Telefonnummer privat
• Geburtsdatum
• Klasse
• Klassengruppe / besuchter Unterricht des Schülers/der Schülerin mit Bezeichnung, Fach, Lehrer (je nach Version) -> Hier finden Sie eine Anleitung zur korrekten Verwaltung der Schülergruppen, falls Sie diese noch nicht angelegt haben
• Erziehungsberechtigte/r Vornamen
• Erziehungsberechtigte/r Name
• Erziehungsberechtigte/r E-Mail privat
• Erziehungsberechtigte/r Telefonnummer privat
• Weitere/r Erziehungsberechtigte/r Vornamen
• Weitere/r Erziehungsberechtigte/r Name
• Weitere/r Erziehungsberechtigte/r E-Mail privat
• Weitere/r Erziehungsberechtigte/r Telefonnummer privat

Sie können die Felder in der Übersicht noch einmal überprüfen:

Unter den Formateinstellungen wählen Sie nun folgende Einstellungen aus:

Jetzt können Sie den Export auch schon starten. Überprüfen Sie die CSV-Datei danach am besten kurz auf Vollständigkeit und löschen Sie die Spaltenbenennung/Kopfzeilen. Sollten Sie bei Ihrer Version nicht alle Felder auswählen können, oder keine Informationen hinterlegt haben, ist dies kein Problem. Die Datei kann beim Upload noch auf die korrekten Felder angepasst werden.

Lehrerdaten

Wählen Sie nun den Export des Datenbereich “Lehrer” sowie folgende Felder aus:

• Vorname (Lehrer)
• Nachname (Lehrer)
• Geburtsdatum (Lehrer)
• E-Mail (Lehrer)
• Namenskürzel (Lehrer)

Upload in DieSchulApp

Die Dateien können Sie unter www.dieschulapp.de/app unter Administration -> Benutzer -> Upload hochladen, in dem Sie dort den Datei-Typ “ASV-BW – (CSV)” auswählen. Für die Lehrerliste müssen Sie gegebenenfalls etwas nach unten scrollen.

Die Software „Schild“ bzw. SchildNRW wird insbesondere in Schulen in Nordrhein-Westfalen eingesetzt. Für den Export der Schüler wird eine CSV-Datei erstellt.

Schülerdaten

• Gehen Sie dazu im Menü “Datenaustausch” auf “Export in Text-Dateien”. Dort wählen Sie den Punkt “Exportieren”.
• Wählen Sie als Datenart “Schüler”
• Als Exportoptionen wählen Sie folgende Einstellungen und wählen Sie, dass die Kopfzeile nicht ausgegeben wird:

Wählen Sie anschließend folgende Elemente aus:

• ID (Schüler) (optional)
• Vorname (Schüler)
• Nachname (Schüler)
• Email (Schüler) (optional)
• Telefonnummer (Schüler) (optional)
• Geburtsdatum
• Klasse
• Kurs1, Kurs2, … (optional)
• Erzieher 1: ID (optional)
• Erzieher 1: Vorname
• Erzieher 1: Nachname
• Erzieher 1: E-Mail (optional)
• Erzieher 1: Telefonnummer (optional)
• Erzieher 1: ID (optional)
• Erzieher 2: Vorname (optional)
• Erzieher 2: Nachname (optional)
• Erzieher 2: E-Mail (optional)
• Erzieher 2: Telefonnummer (optional)

Sollten Sie bei Ihrer Version nicht alle Felder auswählen können, oder keine Informationen hinterlegt haben, ist dies kein Problem. Die Datei kann beim Upload noch auf die korrekten Felder angepasst werden.

Kursexport

Bei manchen SchildNRW-Versionen lassen sich die Kurse über die Zeugnisdaten exportieren. Wählen Sie dafür unter dem Reiter Zeugnisdaten das Feld Kurs für den Export aus:

1. Aus der Excel-Tabelle müssen Sie die Spalten mit den Kursen kopiert und in eine neue Tabelle einfügen.
2. Danach die Exel mit den eingefügten Kursen als CSV-Datei (UFT8) abspeichern.
3. Jetzt muss die csv im Windows-Editor geöffnet und alle Semikolon mit Komma ersetzt (STRG+F).
4. Dann können Sie die Inhalte der CSV wieder in die entsprechende Kurs-Spalte der Ausgangs-Datei einfügen.
5. Speichern Sie diese nun auch wieder als CSV-Datei (UTF8) ab.

Lehrerdaten

Wählen Sie nun den Export der Datenart “Lehrer” sowie folgende Felder aus:

• Vorname (Lehrer)
• Nachname (Lehrer)
• Geburtsdatum (Lehrer)
• E-Mail (Lehrer)
• Namenskürzel (Lehrer)

Als Exportoptionen wählen Sie wieder folgende Einstellungen und wählen Sie, dass die Kopfzeile nicht ausgegeben wird:

Import in DieSchulApp

Diese Datei können Sie unter www.dieschulapp.de/app unter Administration -> Benutzer -> Upload hochladen, indem Sie dort „SchildNRW“ auswählen.

Schülerdaten

Wählen Sie dort den Export von “Schülerdaten” sowie folgende Felder aus:

• KÜRZEL
• VORNAME_S
• ZUNAME_S
• EMAIL_S
• Telefonnummer_S
• GEB_DATUM
• KLASSE
• ZUSATZ10 (falls Sie in einem Feld die zugeordneten Kurse z.B. für Sport, Ethik etc. angelegt haben, können Sie dieses verwenden; alternativ wird mit ZUSATZ10 in der Regel ein leeres Feld eingetragen)
• VORNAME_E1
• ZUNAME_E1
• EMAIL_E1
• Telefonnummer_E1
• VORNAME_E2
• ZUNAME_E2
• EMAIL_E2
• Telefonnummer_E2

Mit Klick auf “Datei exportieren” erhalten Sie eine CSV-Datei. Sie können die Formatierung der Datei mit einem Editor wie Notepad überprüfen. Sollten Sie bei Ihrer Version nicht alle Felder auswählen können, oder keine Informationen hinterlegt haben, ist dies kein Problem. Die Datei kann beim Upload noch auf die korrekten Felder angepasst werden.

Lehrerdaten

Wählen Sie nun den Export von “Lehrerdaten” sowie folgende Felder aus:

• VORNAME_L
• ZUNAME_L
• GEB_DATUM_L
• EMAIL_L
• NAMENSKÜRZEL_L

Mit Klick auf “Datei exportieren” erhalten Sie eine CSV-Datei. Sie können die Formatierung der Datei mit einem Editor wie Notepad überprüfen.

Upload in DieSchulApp

Die Dateien können Sie unter www.dieschulapp.de/app unter Administration -> Benutzer -> Upload hochladen, in dem Sie dort den Datei-Typ “Schulkartei – (CSV)” auswählen. Für die Lehrerliste müssen Sie gegebenenfalls etwas nach unten scrollen.

Für den Export von Schulverwaltungsdaten für externe Programme bietet die ASV-Bayern eine umfangreiche Schnittstelle an, die Schüler-, Lehrer-, Klassen-, Fächer- und Unterrichtsdaten in eine XML-Datei exportiert. Diese XML-Datei wird als verschlüsselte Zip-Datei gespeichert, die von DieSchulApp gelesen werden kann.

1. Der Export kann im Menü unter Datei -> Verwaltung -> Schnittstellen erzeugt werden.
2. Es öffnet sich das Schnittstellenmodul. Wählen Sie dort die Schnittstelle „Export für Notenverwaltungen“ aus und klicken Sie auf den Button „Start“.
3. Es öffnet sich ein Fenster, in dem alle Schulen angezeigt werden, bei denen Sie zum Export der Daten berechtigt sind. Bitte wählen Sie die Schulen aus, für die Daten exportiert werden sollen. In der Regel wird dort nur Ihre eigene Schule angezeigt und ausgewählt. Klicken Sie auf den Button „Weiter“.
4. Wählen Sie anschließend den Speicherort für die Export-Datei auf Ihrer Festplatte. Der Klick auf „Speichern“ startet den Export, der mehrere Minuten in Anspruch nehmen kann. Anschließend wird das Passwort zum Entschlüsseln der erstellten Zip-Archivdatei sowohl auf dem Bildschirm angezeigt als auch automatisch in die Zwischenablage kopiert.
5. Öffnen Sie das ZIP-Archiv mit einem Programm, das verschlüsselte ZIP-Dateien öffnen kann – z. B. WinZIP/WinRAR für Windows oder KeKa für Mac OS.
6. Laden Sie die entzippte XML-Datei unter www.dieschulapp.de/app unter Administration -> Benutzer -> Upload hoch. Die Übertragung erfolgt selbstverständlich verschlüsselt (HTTPS).
7. Wenn Sie zu den Schülern gespeicherte Kurse importieren wollen, setzen Sie den Haken bei „Kurse importieren“. Dadurch werden alle Kurse der Oberstufe, gekoppelte Klassen (z. B. Ethik, evangelische Religion etc.) oder auch geteilte Klassen (Sport männlich, Sport weiblich, etc.) automatisch mit übernommen.

Durch den Import werden automatisch alle Klassen, Schüler und Eltern erzeugt. Neue Schüler/Eltern werden automatisch angelegt, existierende Nutzer (bei Bedarf) in die neuen Klassen verschoben. Nutzer, die in DieSchulApp bereits vorab existieren, im Export jedoch nicht vorhanden sind, werden nicht automatisch gelöscht. Da beim Löschen von Nutzern auch alle zum Nutzer gespeicherte Daten gelöscht werden, ist dafür eine manuelle Aktion notwendig.