Import aus ASV-BaWü und Edoo.sys

Für den Export der Schüler-/ und Elterndaten wird in der ASV-BaWü und Edoo.sys eine CSV-Datei erstellt. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie die für die Einrichtung von DieSchulApp relevanten Informationen aus dem System exportieren können.

Im ersten Schritt klicken Sie auf Datei -> Verwaltung -> Exportformatbibliothek:

Es öffnet sich nun folgende Ansicht:

Hier können Sie nun ein neues Exportformat erstellen. Klicken Sie dafür auf das Icon links oben:

Hier können Sie jetzt die für den Export relevanten Felder auswählen. Klicken Sie dafür jeweils auf das kleine Ausrufezeichen.

Für den Export in DieSchulApp benötigen Sie folgenden Felder:

  • Rufname
  • Familienname
  • Schüler/in E-Mail privat
  • Geburtsdatum
  • Klasse
  • Klassengruppe / besuchter Unterricht des Schülers/der Schülerin mit Bezeichnung, Fach, Lehrer (je nach Version)
  • Erziehungsberechtigte/r Vornamen
  • Erziehungsberechtigte/r Name
  • Erziehungsberechtigte/r E-Mail privat
  • Weitere/r Erziehungsberechtigte/r Vornamen
  • Weitere/r Erziehungsberechtigte/r Name
  • Weitere/r Erziehungsberechtigte/r E-Mail privat

Falls Sie bei einem der Felder keine Daten hinterlegt haben, sollte dieses trotzdem ausgewählt werden. Die Spalte ist dann beim Export entsprechend leer, wird aber für den Import in unser System benötigt.

Sie können die Felder in der Übersicht noch einmal überprüfen:

Unter den Formateinstellungen wählen Sie nun folgende Einstellungen aus:

Jetzt können Sie den Export auch schon starten. Überprüfen Sie die CSV-Datei danach am besten kurz auf Vollständigkeit und löschen Sie gegebenenfalls die Spaltenbenennung.

Diese Datei können Sie nun unter Administration -> Benutzer -> Upload als „CSV-Schüler/Elternliste“ ablegen und die Daten final in der Benutzerübersicht prüfen.

Import aus Schild / SchildNRW

Die Software „Schild“ bzw. SchildNRW wird insbesondere in Schulen in Nordrhein-Westfalen eingesetzt. Für den Export der Schüler wird eine CSV-Datei erstellt.

  • Gehen Sie dazu im Menü „Datenaustausch“ auf „Export in Text-Dateien“. Dort wählen Sie den Punkt „Exportieren“.
  • Wählen Sie als Datenart „Schüler“
  • Als Exportoptionen wählen Sie folgende Einstellungen und wählen Sie, dass die Kopfzeile nicht ausgegeben wird:
Exportoptionen in Schild

Wählen Sie anschließend folgende Elemente aus:

  • Vorname (Schüler)
  • Nachname (Schüler)
  • Email (Schüler) (optional – im Zweifel bitte eine leere Spalte angeben)
  • Geburtsdatum
  • Klasse
  • Kurs1, Kurs2, … (optional – im Zweifel bitte eine leere Spalte angeben)
  • Erzieher 1: Vorname
  • Erzieher 1: Nachname
  • Erzieher 1: E-Mail (optional – im Zweifel bitte eine leere Spalte angeben)
  • Erzieher 2: Vorname (optional – im Zweifel bitte eine leere Spalte angeben)
  • Erzieher 2: Nachname (optional – im Zweifel bitte eine leere Spalte angeben)
  • Erzieher 2: E-Mail (optional – im Zweifel bitte eine leere Spalte angeben)

Wenn Sie die Datei in einem Editor (z. B. Notepad) prüfen, müssen pro Zeile 11 Semikolons (Strichpunkte) angegeben sein.

Diese Datei können Sie unter www.dieschulapp.de/app unter Administration -> Benutzer -> Upload hochladen, in dem Sie dort den „CSV-Upload“ auswählen.

Upload der Datei in DieSchulApp

Import aus Schulkartei

  • Die Software „Schullkartei“ wird insbesondere in Schulen in Baden-Württemberg eingesetzt. Für den Export der Schüler wird eine CSV-Datei benötigt.
  • Erstellen Sie die Datei im Menü unter „Weiteres“ -> „Daten exportieren“ -> „Excel“.

Wählen Sie dort den Export von „Schülerdaten“ sowie folgende Felder aus:

  • VORNAME_S
  • ZUNAME_S
  • EMAIL_S
  • GEB_DATUM
  • KLASSE
  • ZUSATZ10 (falls Sie in einem Feld die zugeordneten Kurse z.B. für Sport, Ethik etc. angelegt haben, können Sie dieses verwenden; alternativ wird mit ZUSATZ10 in der Regel ein leeres Feld eingetragen)
  • VORNAME_E1
  • ZUNAME_E1
  • EMAIL_E1
  • VORNAME_E2
  • ZUNAME_E2
  • EMAIL_E2
Felder-Auswahl in der Schulkartei

Mit Klick auf „Datei exportieren“ erhalten Sie eine Excel-Datei. Öffnen Sie diese Datei, löschen Sie die erste Zeile Überschriften in der ersten Zeile und exportieren Sie diese in Excel unter „Datei“ -> „Export“ als CSV-Datei. Sie können die Formatierung der Datei mit einem Editor wie Notepad überprüfen.

Diese Datei können Sie unter www.dieschulapp.de/app unter Administration -> Benutzer -> Upload hochladen, in dem Sie dort den „CSV-Upload“ auswählen.

Import aus ASV-Bayern

Für den Export von Schulverwaltungsdaten für externe Programme bietet die ASV-Bayern eine umfangreiche Schnittstelle an, die Schüler-, Lehrer-, Klassen-, Fächer- und Unterrichtsdaten in eine XML-Datei exportiert. Diese XML-Datei wird als verschlüsselte Zip-Datei gespeichert, die von DieSchulApp gelesen werden kann.

  1. Der Export kann im Menü unter Datei -> Verwaltung -> Schnittstellen erzeugt werden.
  2. Es öffnet sich das Schnittstellenmodul. Wählen Sie dort die Schnittstelle „Export für Notenverwaltungen“ aus und klicken Sie auf den Button „Start“.
  3. Es öffnet sich ein Fenster, in dem alle Schulen angezeigt werden, bei denen Sie zum Export der Daten berechtigt sind. Bitte wählen Sie die Schulen aus, für die Daten exportiert werden sollen. In der Regel wird dort nur Ihre eigene Schule angezeigt und ausgewählt. Klicken Sie auf den Button „Weiter“.
  4. Wählen Sie anschließend den Speicherort für die Export-Datei auf Ihrer Festplatte. Der Klick auf „Speichern“ startet den Export, der mehrere Minuten in Anspruch nehmen kann. Anschließend wird das Passwort zum Entschlüsseln der erstellten Zip-Archivdatei sowohl auf dem Bildschirm angezeigt als auch automatisch in die Zwischenablage kopiert.
  5. Öffnen Sie das ZIP-Archiv mit einem Programm, das verschlüsselte ZIP-Dateien öffnen kann – z. B. WinZIP/WinRAR für Windows oder KeKa für Mac OS.
  6. Laden Sie die entzippte XML-Datei unter www.dieschulapp.de/app unter Administration -> Benutzer -> Upload hoch. Die Übertragung erfolgt selbstverständlich verschlüsselt (HTTPS).
  7. Wenn Sie zu den Schülern gespeicherte Kurse importieren wollen, setzen Sie den Haken bei „Kurse importieren“. Dadurch werden alle Kurse der Oberstufe, gekoppelte Klassen (z. B. Ethik, evangelische Religion etc.) oder auch geteilte Klassen (Sport männlich, Sport weiblich, etc.) automatisch mit übernommen.

Durch den Import werden automatisch alle Klassen, Schüler und Eltern erzeugt. Neue Schüler/Eltern werden automatisch angelegt, existierende Nutzer (bei Bedarf) in die neuen Klassen verschoben. Nutzer, die in DieSchulApp bereits vorab existieren, im Export jedoch nicht vorhanden sind, werden nicht automatisch gelöscht. Da beim Löschen von Nutzern auch alle zum Nutzer gespeicherte Daten gelöscht werden, ist dafür eine manuelle Aktion notwendig.